Без современных технологий сегодня обойтись уже нельзя, да и зачем это делать, если они помогают улучшить жизнь. Практически в любой производственной сфере происходит автоматизация, которая по сути плавно может перейти к роботизации. Если первый процесс не слишком влияет на работу людей и наоборот только помогает, то второй может полностью изменить подход к организации. Простыми словами, роботы вытеснят человека из его рабочего места. Автоматизация же позволяет не только увеличить скорость обработки данных, заказов, продаж, но также совершенствует координацию всех бизнес-процессов.

Главные особенности автоматизации бизнеса

Когда в предпринимательской деятельности стандартные операции напоминают рутину и перестали приносить эффективность, нужно что-то менять. Некоторые бизнесмены рассматривают в снижении успешности плохую работу подчиненных. Иногда так и есть, но почему бы не попробовать совершенствовать бизнес-процессы, при помощи автоматизации? Когда специалисту помогает программное обеспечение, это не расслабляет, а наоборот мотивирует. В итоге человек освобождается от ненужных дел и может направить больше энергии для выполнения важных задач. Соответственно это позволяет повысить производительность труда. Чтобы улучшить свое финансовое положение, стоит обязательно ознакомиться с полезными материалами, размещенными в разделе «Где заработать». Это действительно интересные статьи, которые могут подтолкнуть к действию.

Если рассматривать автоматизацию в общем, то сейчас выделяются только две основные области для ее внедрения: базовые и оперативные бизнес-процессы. К первым относятся: обслуживание клиентов, контроль/анализ/управление продажами. Главная цель — повышение объемов выпускаемой продукции и более лучшая реализация товаров. В данном случае задача более чем ясна и заключается в улучшении прибыльности бизнеса.

Автоматизация оперативных процессов — это модернизация ведения отчетности, делопроизводства и даже бухгалтерского учета. Почему даже? Учитывая множество качественного программного обеспечения, далеко не все специалисты доверяют им расчеты, предпочитая устаревшие, но проверенные способы. Ничего плохого в этом совершенно нет, но рутинные операции все же можно доверить программам. На прибыль автоматизация оперативных процессов влияет только опосредованно, но с ее помощью можно сократить трудозатраты и направить время на более важные дела.

В целом, автоматизация бизнеса позволяет решить такие задачи:

• организация и поддержка деятельности бизнес-проекта;
• систематизация рабочих процессов и налаживание эффективного контроля за выполнением разных дел;
• более быстрая подготовка документации, обмен данными, оперативное создание отчетов;
• оптимизация трудозатрат, а также минимизация расходов на выплату дополнительных премий за выполнение трудной рутинной работы.

Одной из важнейших задач является снижение значимости такого достаточно важного показателя, как «предвзятое отношение». Простыми словами, программное обеспечение не будет делать назло, выбирая лишь верные решения. От этой задачи идет производная — организация информационной безопасности, которая приводит к улучшению качества работы с потенциальными и действующими клиентами. Человек зависит от настроения и многих других факторов, а программа может дать сбой только при неправильной настройке или системной ошибке, что происходит крайне редко, если софт качественный.

Как бы не хотелось постоянно говорить в пользу человеческого труда — автоматизация и помощь искусственного интеллекта сейчас крайне важна. Все отлаженные бизнес-процессы стали доступными благодаря автоматизированной организации труда. Естественно, не стоит полностью доверять все программам. Автоматизация — это действительно хорошо и спорить здесь нет смысла. Однако если она излишняя, нецелесообразная и даже сумбурная, то поможет лишь тратить бюджет непонятно на что, а персонал не будет знать, что делать. Но подобное возможно лишь в редких случаях. В реальности перебор автоматизированных процессов ведет только к одному — единственный сбой системы и придется разгребать все ошибки месяцами напролет.

Преимущества автоматизации процесса

Обычно в статьях мы описываем преимущества в самом конце, но в данном случае стоит сразу обсудить выгоды автоматизации, которые помогут детальнее разобраться с основным вопросом — а стоит ли внедрять ее вообще? Определив тот факт, что процесс действительно помогает, хочется выделить соответствующее значение термина.

Автоматизация бизнес-проекта является специальным процессом интеграции и эксплуатации разных программ и устройств, которые позволяют избавиться от рутинных дел или минимизировать их. Исходя из определения, можно озвучить и цель — увеличение эффективности и продуктивности всех бизнес-процессов. Когда автоматизация налажена на высоком уровне, а компания не очень большая, результаты можно заметить уже через месяц. Но и в крупных корпорациях эффективность достигается достаточно быстро, опять же лишь при грамотном подходе.

Преимущества автоматизации бизнеса:

• оперативная обработка данных;
• быстрое выполнение рутинных дел;
• точность, честность, прозрачность процессов;
• повышение результатов работы персонала;
• доступен контроль за большими объемами информации;
• допустимо наладить для выполнения сразу несколько разных задач.

Только вышеуказанных достоинств вполне достаточно, чтобы объяснить важность автоматизации процессов. Это не только улучшение организации работы, но также и оперативность действий практически в любых ситуациях.

Важно понимать, что автоматизация процессов помогает не только персоналу компании, но и непосредственно руководителям. К ним также поступают большие объемы информации, с которыми нужно ознакомиться. Соответственно с помощью автоматизации допустимо учитывать все показатели работы, повышая эффективность управления. Если процесс налажен на высочайшем уровне, можно добиться улучшения точности планирования, результатов деятельности компании и существенной экономии времени руководителя, а также персонала.

С чего начинать автоматизацию

Большинство предпринимателей даже и не думают довериться автоматизации, путая ее с роботизацией. Некоторые в свою очередь пытаются избавиться от сложных повседневных производственных процессов. Именно они требуют не только внушительных трудозатрат, но также существенно влияют на общую прибыль. С чего же начать автоматизацию? Попробуем расписать актуальные на сегодняшний день варианты:

1. Облачные сервисы. Почти все компании создают собственные серверы, чтобы без проблем и опасений хранить информацию разной важности. Однако сегодня есть немало облачных сервисов, которые проверены временем и стоят не так много, как личная серверная. Облако могут выбрать представители малого и среднего бизнеса. Однако по мере расширения и улучшения показателей прибыльности, стоит все-таки задуматься о собственном сервере. Лучше не полагаться на облачные сервисы компаниям, которые имеют огромную базу клиентов, новые разработки, инновации и другую важнейшую информацию.
2. Маркетинговые инструменты. Все те системы, которые позволяют настроить контекстную рекламу, улучшить содействие с клиентами и предлагают удобный формат для продвижения проекта, сейчас очень ценятся абсолютно всеми. В основном для этого используется CRM и
3. M2M. Взаимодействие машин с машинами самый популярный тренд современности, который еще до конца не изучен. Это та самая роботизация, ведь главным принципом данного процесса является минимизация участия людей в сложных бизнес-процессах. Именно человеческий фактор считается одним из главных препятствий в принятии решений и объективной оценке для разных ситуаций. Эмоции, моральное давление, нестабильное психическое состояние — всего этого не имеет робот. Поэтому может дать правильную реакцию в сложной ситуации.

Отдельно стоит выделить различное программное обеспечение, нужное для обработки больших объемов информации. Бизнес-аналитика считается очень важным процессом в деятельности любой компании, но далеко не каждый специалист готов прорабатывать абсолютно все сведения, даже если они позволяют добиться лучших результатов.

Внедряем автоматизацию в бизнес: поэтапное руководство

Когда принято решение сделать бизнес-процессы автоматизированными, нужно определить, за что именно будет отвечать внедренная система. Сделать это можно достаточно просто, задав всего один вопрос: «Что делают сотрудники и что позволит им избавиться от основных проблем при выполнении должностных обязанностей». Естественно, далеко не каждая компания может автоматизировать абсолютно все. Но попытаться все же стоит.

Рассмотрим это на примере. Работа магазина по продаже обуви заключается в принятии заявки менеджером, приеме платежа бухгалтером, уточнении особенностей заказа продавцом-консультантом/оператором и предоставлении товара клиенту. Вроде бы ничего сложного нет и понадобится только предоставить хорошие условия для работы, что позволит специалистам выполнять все на высшем уровне. На самом же деле, если хотя бы один сотрудник проявит себя не лучшим образом, работа остальных может не потребоваться. Если менеджер при звонке для заказа нахамит покупателю, разговор на этом закончится. Избавиться от этого можно, наладив автоматизацию по покупке обуви. То есть, на сайте нужно создать возможность приобретения, без необходимости звонка в компанию.

Сейчас таким преимуществом пользуются интернет-магазины, которые минимизировали влияние человеческого фактора и доверили все грамотно продуманной автоматизированной системе по покупке. С виду ничего сложного нет, да и на практике это очень просто.

Этап №1. Подготовка и создание базы данных

Любая компания имеет имущество, стоящее немало денег и требующее особенного обращения. Наиболее важным считается именно информация. Если сведения собраны в одном месте, имеют понятную структуру, четко разделены и удобно сформированы — работа будет эффективной. В обратном случае, придется затрачивать много времени на поиски, которые нередко закончатся ничем.

Чтобы добиться лучших результатов, следует определить:

• какая информация в общем используется предприятием и есть ли возможность ее сегментировать;
• как лучше составить структуру для более удобного пользования;
• приоритеты и важность данных.

Ничего сложного нет и это привычные действия любых аналитиков, которые считаются успешными. Чтобы повысить контакт с потенциальными клиентами, нужно иметь их контактные данные и понимать требования. Грамотное управление базой заключается во владении информацией в деталях. Тот же заказ на покупку обуви нереально выполнить, если не знать куда его отправлять и произведена ли оплата.

Помогут не запутаться в этом простые таблицы со списками, которые можно делать в любой удобной программе. Это своеобразные базы клиентов и рабочих процессов. Благодаря своевременному заполнению можно выполнять все действия на высочайшем уровне. Много таблиц лучше не создавать, ведь появится огромный риск запутаться и в них. Когда желание все-таки есть, стоит расставить их в порядке приоритетности.

Этап №2. Предоставление доступа к базе данных

По понятным причинам, есть информация, доступная лишь ограниченному количеству людей. Не стоит думать, что причина всему — безопасность. Нередко наблюдается доверие между сотрудниками, но далеко не всегда информация может беспрепятственно храниться в голове. Зачастую некоторые сведения очень отвлекают и мешают выполнять привычные дела.

Отслеживать информацию можно всем, но не всегда она нужна в деталях. Если продавец работает с определенной целевой аудиторией, которая интересуется одним видом продукции, ему вообще не нужно знать, что думают покупатели об остальных товарах. Можно, но сугубо для интереса. Углубляться и так никто не будет, однако свой след информация все же оставит.

Этап №3. Подготовка шаблонов

Практически в любой компании есть такие виды документов, которые всегда задействованы в работе. В качестве примера стоит выделить счета — менеджеры по продажам обычно вручную вносят все сведения, чтобы предоставить их клиенту для заказа. Почти вся подобная документация выполнена по единому шаблону. Это и не странно, ведь что можно придумать дополнительно добавить в счет? Но автоматизировать процесс заполнения реально и нужно.

Для этого понадобится выделить документы, заполняемые работниками компании вручную и регулярно и определить данные, вносимые в базу. То есть, при создании счета используются реквизиты, наименование продукции, его стоимость и возможно скидка. Соответственно все эти сведения потребуется связать между собой. Шаблон должен быть достаточно гибким, чтобы сохранить основную часть текста, а остальная информация подтягивалась автоматически. Это позволит избежать ошибок и не потребуется в документах заполнять лишние данные.

Если в базе или таблице отсутствуют нужные сведения, никто не мешает их добавить. Лучше уделить время автоматизации, чем требовать от сотрудников дополнить документы, указывая необходимую информацию. Даже договоры разного вида можно сделать шаблонными. Но для этого придется проработать немало примеров и объединить их в один, качественный и подходящий по всем критериям.

Аналогичные условия и для оформления рассылок. Автоматизация бизнеса в интернете происходит несколько проще, ведь по сути все возможности уже есть и нужно только проанализировать собственную деятельность. Особенно это касается email- или SMS-рассылок. Можно сделать все вручную, но на это уйдет очень много времени и сотрудники компании будут заниматься только этим.

Есть правда один нюанс — клиенты должны чувствовать индивидуальный подход, который не будет испорчен неудачно составленным шаблоном. Потому нужно обратить внимание на такие советы профессионалов:

1. В тексте должна быть основная и максимально полезная информация. Многие пишут огромные полотна текста, перегружая шаблон ненужными данными. Иногда в рассылку включают картинки, видео и другие графические элементы. Далеко не каждый потенциальный клиент смотрит на эти дополнения, зачастую просто отключают их и игнорируют. Поэтому, если целевая аудитория видит текст, отсылки к чему-то, но визуализация отсутствует, то понять посыл никто не сможет. Можно написать — «включите пожалуйста дополнения», но это уже не самое лучшее начало общения.
2. Когда клиентов много, предложений в достатке, рассылок может быть большое количество. Это грозит не только попаданием в папку «Спам», но и приводит к игнорированию писем самими получателями. Запретить отправлять побольше нельзя, но нужно обязательно предупредить потенциальных и действующих клиентов о желании присылать новости, обновления ассортимента, акции, но с возможностью отписки от рассылки, если на то есть необходимость. Любому человеку нравится, когда уважают его мнение.
3. Лучше приурочить рассылку к определенному дню или создать еженедельные, ежемесячные отправки писем. Многие интернет-магазины стараются выиграть конкуренцию частотой оповещения клиентов о разных акциях. Существенно скидывать цену каждый день нет возможности, а снижение стоимости на 10-20 рублей никого не заинтересует. Поэтому лучше создать план рассылок и лишь изредка отклоняться от заданного курса, на праздники или во время проведения специальных акций.

Структурированный подход позволит получить нужный эффект. Сравнить процесс можно с сегментированием целевой аудитории. Если предложение отправляется тем, кто действительно в нем заинтересован, результаты будут соответствующими.

Этап №4. Автоматизация вычислений

Очень важный процесс, который уже давно пытаются внедрить почти все компании, независимо от рода деятельности. Начало было положено еще компанией Microsoft, которая представила качественную и крайне полезную программу Excel. Многие начали применять формулы, внедрять все на практике и это отличное решение. Автоматизация позволяет заполнять поля с минимальным участием специалистов. Конечно же программа сама не может предугадать, какая именно прибыль была в этом месяце и сколько компания потратила на производство продукции. Но это лишь основные данные, которые нужно ввести, а дальше дело техники.

На базе Excel было создано немало более функциональных программ, а также основные возможности добавлены в современные CRM. Нельзя не отметить, что это очень удобно и позволяет сэкономить немало времени. Тем более, считая все на калькуляторе, есть риск ошибиться в вводимой информации, что не всегда подходит под категорию «Допустимые ошибки». Сколько негатива связано было раньше с оформлением отчетов. Сейчас все можно делать намного эффективнее и правильнее, а самое главное — без существенных трудозатрат и потерь времени.

Главные инструменты для автоматизации бизнеса

Еще раз отметим, что автоматизация подходит не для всех бизнес-проектов, но в принципе возможно хотя бы какую-то часть процессов наладить почти без проблем. Как говорят в народе “было бы желание”. В качестве примера обсудим возможность автоматизации бизнеса в сфере продаж, которая считается одной из важнейших и самых распространенных.

Ошибочным считается мнение о том, что только внедрение CRM позволит облегчить деятельность компании. Нет сомнений в отсутствии недостатков этой системы и ее важности для бизнеса. Однако только такого инструмента не хватит, чтобы автоматизировать все нужные процессы.

Наш выбор компонентов, которые позволят улучшить эффективность отдела продаж:

1. CRM. Лучше выбирать ту систему, где есть функция calltracking. В подобном сочетании CRM станет идеальным решением, особенно для работы, где нужно часто совершать звонки клиентам. CRM+calltracking помогает обеспечить контроль за выполнением должностных обязанностей менеджерами, налаживает правильное распределение рабочего времени и позволяет облегчить основные процессы деятельности. Преимущества более чем существенные, а также стоит выделить автоматическое формирование сделок после звонка. Можно выбрать программы по отдельности, ведь многие современные calltraking-сервисы имеют возможность подключения к популярным CRM.
2. Управление проектами. По большому счету, для этого также допустимо использовать CRM. Есть и отдельные платформы, позволяющие наладить взаимодействие разных отделов компании. Очень выгодное и эффективное решение, ведь не нужно собирать планерки, чтобы объяснить кто и что должен делать. Задачи уже есть, они распределены по времени и есть четкие сроки для выполнения — что может быть лучше?
3. Сервис для лучшего взаимодействия с целевой аудиторией. Таких платформ сейчас большое количество, а главным элементом до сих пор выступает сайт компании. Официальный портал позволяет не только принимать заказы, но также предлагает разные аналитические инструменты, персонализированную рассылку, площадку для размещения рекламы и полезной информации. Но это только в случае правильного оформления сайта, который будет действительно помощником в бизнесе, а не обычной тратой денег “абы было”.

Также можно воспользоваться программами для организации распорядка дня и назначения задач. Сейчас эти функции выполняет CRM, но можно дополнительно сделать еще один вариант для подстраховки. Ну и конечно же принесут пользу инструменты, отслеживающие открытие писем в рассылке. Они позволяют узнать о реакции целевой аудитории, которая также важна для любого бизнес-проекта. С помощью обратного отклика маркетологи могут понять, насколько эффективной считается проведенная кампания.

Особенности выбора CRM

Ранее в отдельной статье мы уже обсуждали этот вопрос, поэтому обсудим только основные моменты. Начнем с того, что CRM есть готовые, с наличием многих функций. Также можно создать систему под индивидуальные требования. Одним из лучших решений считается Битрикс-24 — многофункциональная платформа с обилием разных возможностей.

Чтобы выбрать наиболее подходящую площадку, нужно определиться из следующими показателями:

• определенные процессы, нуждающиеся в автоматизации;
• насколько CRM отвечает запросам;
• реально ли настроить систему под установленную стратегию бизнеса;
• возможность корректирования в любой момент;
• простота платформы и удобство в использовании любым сотрудником;
• наличие возможностей для интеграции CRM с другими популярными сервисами.

Ну и конечно же сейчас в тренде мобильные устройства, потому важно, чтобы система управления была доступна с любого гаджета. Не самое последнее место занимает и цена за внедрение, пользование и техническую поддержку. Действительно качественных CRM сейчас достаточно много, стоимость разная и выбрать наиболее подходящее решение реально несложно.

Во сколько может обойтись автоматизация бизнеса?

Очень интересный и актуальный вопрос, по сути однозначного ответа не имеет. Процесс автоматизации чем-то похож на ремонт квартиры. Иногда достаточно вложить 50 тысяч рублей, но можно не уложиться и в миллион. Конечная стоимость зависит от многих показателей, главные из которых:

• формат решения: нужна ли индивидуальная настройка или достаточно стандартных предложений;
• количество сотрудников, которые нужно подключать к системе;
• свободный капитал для выполнения процесса.

Также цена зависит и от дополнительных затрат. Сюда входит обучение сотрудников, оплата облачного сервиса, а также временные издержки. Но по большому счету, все оправдано и со временем безо всяких проблем вложения “отбиваются”. Правда нужно для этого все сделать правильно и без поспешных решений. Если конкурент пользуется CRM, не нужно в обязательном порядке делать это и другим. Когда эффективность бизнеса позволяет — вопросов нет. Однако в случае следования трендам, без особенной надобности, лучше уделить внимание другим процессам, которые более актуальны для конкретного проекта.

Существуют ли риски для внедрения автоматизации?

Если говорить в общем о предпринимательской деятельности, то это один сплошной риск. Никогда нельзя угадать, откуда именно придут неприятности. Аналогично и с автоматизацией. Проблемы будут отсутствовать только в том случае, когда к процессу подходят крайне скрупулезно, тщательно и насколько это возможно внимательно. Внедрение автоматизации не гарантирует 100% соблюдение сроков или выделенного бюджета. Причем размер бизнеса или специализация играют здесь последнюю роль.

Самым главным препятствием могут стать сотрудники, которые не понимают смысла автоматизации и привыкли делать все по-своему. Подобные изменения в организации труда или перемены в определенных бизнес-процессах также несколько усложняют работу по внедрению. Но если грамотно определить задачи и делать все постепенно, можно избежать провала. Достаточно большое значение имеет также верный выбор системы управления и других необходимых инструментов. Всегда нужно контролировать выполнение, чтобы сразу понимать, где понадобится внести коррективы. Случаев, когда предприниматель решил сделать все и сразу, но ему не удалось, очень много.

Поэтому нельзя сказать, что вот для продажи кошачьего корма нужна автоматизация, тем более если компания состоит всего из 5 человек. Однозначно помощь определенная будет, но резонно ли это вообще делать? Подобные вопросы лучше сразу обдумать и обсудить с самим персоналом. Если штат сотрудников готов выполнять рутинную работу без потерь эффективности и временных затрат, тогда пока автоматизация не нужна.

Заключение

Чтобы сделать бизнес успешным, понадобится внедрить много разных инструментов и совершить немало действий для интеграции. Автоматизация помогает облегчить некоторые процессы, но никак не заменяет работу людей. Поэтому важно изначально осознать и определить проблемы, поставить цели, выделить задачи и требующиеся ресурсы, подобрать инструментарий и начать внедрять все в действие. Не самая легкая процедура, но серьезный, грамотный и внимательный подход помогает справиться с любой проблемой.