Крупные корпорации, известные бренды и дорогостоящие разработки, которые позволили существенно улучшить современную жизнь – все это результат правильного проектного управления, кооперации каждого сотрудника, анализа рынка и коммуникации. Сейчас уже нельзя просто создать товар или предоставлять услуги без каких-либо изменений и интеграции инноваций. Рынок переполнен разными предложениями, поэтому проектное управление помогает компаниям полноценно развиваться и совершенствоваться в зависимости от спроса. Мало кому удается запомнить все аспекты для эффективного осуществления деятельности, даже если есть качественно разработанная стратегия. Поэтому стоит воспользоваться проектным управлением, которое применяется ведущими бизнесменами для достижения идеальных результатов работы, а соответственно, и получения отличной прибыли.

Что такое проектное управление

Разработка правильного бизнес-плана, оригинальная идея и начальный капитал – только основные элементы предпринимательской деятельности. Проектное управление является определенной тактикой организации, направленной на координацию и контроль различных целей. Это могут быть незначительные задачи или масштабные проекты, для реализации которых нужно определенное время, финансовые средства, а также материальные, человеческие и другие ресурсы.

Проектное управление известно еще с давних времен, но сейчас концепция более развита, поэтому позволяет выполнять процессы различной сложности. Актуальность концепции объясняется многими факторами:

• стремительным развитием современных технологий;
• увеличением конкуренции во всех сферах жизнедеятельности;
• внедрением инноваций в производственный процесс;
• повышением сложности задач, необходимых для повышения эффективности бизнеса.

Если говорить простыми словами, то проектное управление является лучшим инструментом для правильной организации целей. Именно такая концепция позволяет любой компании стать успешной в своем направлении — внедрении бизнеса в рынок, модернизации проекта, выпуска новой продукции и реализации слияния или поглощения.

Проектное управление сейчас доступно осуществлять с помощью качественного программного обеспечения, которое в несколько раз упрощает работу мелких фирм и крупных корпораций. Взять хотя бы «Битрикс24» или Trello, которые помогают сейчас огромному количеству бизнесменов по всему миру. При использовании концепции каждый предприниматель без проблем наблюдает за всем процессом, способен проанализировать деятельность отдельных этапов деятельности, а также распланировать правильное функционирование проекта.

Рациональное проектное управление дает такие преимущества предпринимателям:

• эффективность при выполнении разных заданий, запланированных в краткосрочной и долгосрочной перспективе, благодаря реализации наиболее интересных во всех планах идей;
• анализ и планирование возможностей производства;
• соблюдение сроков перед заказчиками и потребителями;
• оптимизация всех ресурсов компании на высочайшем уровне.

Это только главные превосходства, перечень которых можно продолжать еще очень долго. Проектное управление доступно для реализации не только топ-менеджерам или лучшим специалистам в сфере, а также начинающим предпринимателям, которые желают достичь оптимальных результатов деятельности. Простым бизнес-планом сейчас обойтись вряд ли получится, да и не стоит ограничиваться традиционными способами ведения бизнеса, когда есть отличные инструменты для более простого ведения проекта с массой преимуществ и выгод.

Главные цели проектного управления

Чтобы полноценно рассмотреть цели проектного управления, стоит разобраться в особенностях термина «проект». Говоря иными словами, это комплекс определенных рабочих процессов, которые проводятся в установленные сроки для достижения конкретных результатов. Проектом может называться весь бизнес в целом и различные отдельные задачи, для выполнения которых привлекаются финансовые, материальные, человеческие и другие ресурсы.

Чтобы наладить эффективное производство, в обязательном порядке потребуется проектное управление. Так как даже небольшие компании работают сразу со многими проектами, правильная их организация помогает достигать лучших результатов. Одной из наиболее существенных целей проектного управления является уменьшение рисков отрицательных последствий. С его помощью усиливается контроль эффективности, поэтому цель достигается с наилучшими результатами. Это касается не только финансовой стороны, но и других аспектов, которые не менее важны в предпринимательской деятельности.

Также одной из важнейших целей проектного управления считается рациональное управление человеческими ресурсами. Координированная работа персонала является ключевым фактором в достижении успеха любой деятельности. Однако иногда руководители отделов ставят неправильные задачи и неверно распределяют их между сотрудниками. Для того чтобы избежать конфликта интересов и наладить рабочий процесс на высшем уровне, стоит выделить все задачи в отдельный проект или совершить проектное управление всей деятельностью, распределяя работу на более эффективном уровне. Постоянный контроль помогает избавиться от недопонимания, что приведет к улучшению производительности.

Отдельно стоит выделить следующие цели проектного управления:

• оптимизация финансовых расходов на реализацию проекта, что ведет к снижению себестоимости товаров или услуг;
• оптимальное использование потенциала и мощностей компании;
• возможность привлечения инвестиций;
• сокращение затрат на ненужные процессы;
• внедрение современных технологий, способных повысить эффективность деятельности.

Таким образом, недооценивать проектное управление нельзя, ведь это оптимальный вариант контроля и улучшения предпринимательской деятельности согласно разработанному плану компании.

Основные принципы проектного управления

Любой компании доступны для выбора различные модели проектного бизнеса. Но независимо от предпочтений, каждый вариант должен соответствовать простым принципам проектного управления. Это позволит избежать ошибок в предпринимательской деятельности и оптимально наладить процесс. Все основные принципы проектного управления представлены в таблице.

Отдельно можно выделить документирование. Каждое действие, расчеты и предполагаемые затраты должны быть в обязательном порядке задокументированы. Отчет – это не просто суммированные результаты деятельности, а важная часть предпринимательской деятельности, которая позволяет увидеть все промежуточные итоги функционирования компании. Руководитель фирмы может обратить внимание на чрезмерные затраты, которые не соответствуют установленному плану, и принять меры, скорректировав расходы.

Также проектное управление основывается на следующих принципах:

1. Нацеленность на лучший результат. Это правило прямо подчеркивает особенности термина «проект» – объединение разнообразных задач, которые осуществляются для достижения единой цели. Ни один бизнес не будет успешным, если его создатель заведомо не верит в положительные результаты деятельности. Поэтому в любом случае проводятся все нужные работы, чтобы достичь оптимальной эффективности, которая принесет хорошую прибыль.
2. «Три ограничения». Проектное управление отличается тройственной ограниченностью, ведь главное влияние на результат оказывают сроки, финансирование и качественное выполнение работы. В любом случае каждый из указанных элементов взаимосвязан друг с другом и может оказывать непосредственное влияние.
3. Планирование, учет и контроль жизненного цикла. Немалую роль в бизнесе играет контролирование всех стадий развития проекта. Изначально формируется идея, потом анализируется рынок и конкуренты, после чего отмечается момент, когда пройдет срок действия проекта. Его «жизненный цикл» обычно завершается при начале производства продукции или предоставлении услуг.

Также немаловажен принцип выделения процессов предпринимательской деятельности. Проект в этом случае определяется в качестве комплекса объединенных процессов, и каждый из них помогает достичь поставленной цели. Таким образом проводится постоянный контроль деятельности с возможностью корректировать ее в зависимости от результатов и эффективности.

Особенности и главные различия проектного и традиционного управления

Уже достаточно долгое время менеджмент предприятия акцентирует внимание на проектном управлении, но традиционный подход также не забывается. От простых и привычных видов деятельности качественный современный проект отличается следующими факторами:

• оригинальной, нестандартной и исключительной идеей, которая необходима для более эффективного внедрения в рынок при создании инновационного решения;
• нацеленностью на лучшие результаты, которые установлены в бизнес-плане;
• влиянием «трех ограничений» на концепцию и деятельность в целом.

Отдельно в проекте выделяется наличие огромного количества разнообразных, но взаимосвязанных процессов, которые требуют разного времени на выполнение и определенного контроля. Сейчас проектное управление позволяет правильно организовать работу, чтобы достичь оптимальной эффективности. Это не только помогает получить хорошую прибыль, но также исключает ненужные затраты, что иногда даже важнее, чем доходность.

При сравнении традиционного и проектного управления есть определенные различия. В первом случае предприниматель нацелен на правильную организацию и контроль каждого процесса деятельности. При этом сроков как таковых не существует, лишь с минимальными ограничениями. Ресурсы планируются под определенную задачу, а рабочий процесс отличается рутинностью и следует по четко установленному плану. Также традиционное управление предполагает реализацию работы с использованием исключительно личного штата персонала. В редких случаях привлекаются другие сотрудники, в основном для проведения аудита или других периодических, разовых заданий.

Все задачи, которые решаются благодаря проектному управлению, имеют следующий подход:

• рабочий процесс направлен на осуществление деятельности по установленному заранее плану;
• способ достижения цели находится на втором плане, а главное — эффективность и результат;
• каждый бизнес-процесс тщательно анализируется и просчитывается для финансовых средств, которые имеются в наличии, а не в обратном порядке;
• важное значение имеют сроки, финансирование и качество производимой продукции или предоставляемых услуг;
• важны результаты не отдельно взятого процесса, а итоговые;
• организация труда не ограничивается стандартным подходом, а внедряются нестандартные элементы, чтобы повысить эффективность.

Проектное управление в основном предполагает качественное начальное планирование, которое предусматривает все возможные сценарии для будущей деятельности. Для этого в штат набирается команда профессионалов, имеющих не только большой опыт и высокую квалификацию, но и уникальные умения, проявляет креативность, нестандартный подход к решению разных задач. Найти отличную работу с высокой зарплатой помогут статьи из специального раздела нашего сайта «Где зарабатывать». Любой сможет определить для себя наиболее интересное решение, чтобы избавиться от недостатка финансов.

Стоит отметить, что большинство российских предприятий все еще продолжают использовать традиционное управление. Однако такой подход не самый эффективный, ведь для успешного развития компании очень важно внедрять современные технологии, которые позволяют намного лучше организовать производственный процесс. Однако проектное управление, помимо преимуществ, имеет определенные недостатки. К ним относятся материальные затраты на обучение и повышение квалификации персонала. Многие компании без проблем реагируют на это, но малый и средний бизнес может оказаться к такому не готов. Также специалисты отмечают, что не каждый профессионал согласится на ненормированный рабочий день, даже если результаты работы будут превышать все ожидания. Это еще один недостаток, но также не самый существенный.

Лучшие методы проектного управления

Каждый проект можно охарактеризовать с разных сторон, учитывая определенные критерии, параметры и подход к реализации. Именно поэтому нет универсальной и идеальной стратегии, которую можно четко внедрить для управления. Также и предприниматели отличаются индивидуальным подходом к деятельности, реализовывая задумки по-своему. Конечно, совпадений в идеях предостаточно, как и вариантов для их осуществления, но полноценно идентичных проектов не бывает.

Поэтому стоит рассмотреть лучшие методики, которые имеют отличия между собой, а также характеризуются хорошей базой для проведения проектного управления:

• традиционная (классическая);
• гибкая стратегия Agile;
• фреймворк Scrum;
• метод Lean;
• Канбан.

Конечно, существует намного больше проверенных методик, но именно вышеуказанные наиболее востребованы. Также для проектного управления есть немало качественного программного обеспечения, которое будет рассмотрено в следующем разделе.

Классическое проектное управление

Традиционный подход не теряет своей популярности спустя много лет и основывается на распределении проекта по разным последовательным этапам. В таком случае контроль над каждым процессом осуществляется очень просто. Следующий этап допускается к реализации лишь после выполнения предыдущего. Именно поэтому классическое проектное управление оптимально подходит для компаний, которые осуществляют деятельность при последовательном решении задач. К примеру, стройка всегда начинается с возведения фундамента, а не установки крыши. Также нельзя провести ремонт автомобиля без диагностики, если причина поломки неизвестна.

Традиционный подход осуществляется в основном через следующие этапы:

1. Придумывание идеи. Бизнесмен или несколько предпринимателей решают, какое дело поможет побольше заработать и станет конкурентоспособным.
2. Анализ рынка и планирование. После определения интересной и нестандартной идеи предприниматель должен проанализировать рынок и конкурентов. Это даст возможность понять, насколько успешным и эффективным может быть проект в будущем. Далее можно приступать к планированию всех процессов и этапов их реализации. Создание бизнес-плана считается очень важным, ведь нужно продумать организационные, технические и другие моменты.
3. Разработка. Нужно определить параметры и характеристики продукции, а также способы ее реализации. На практике этап разработки включается в планирование и отдельно выделяется в редких случаях.
4. Производство и тестирование. Один из важнейших этапов деятельности любого предприятия, потому как предполагает совершение работы по реальному воплощению идеи. Когда все соответствует установленному плану действий, происходит производство продукта, после чего он тестируется на соответствие требованиям и стандартам качества. Если присущи недостатки, они устраняются, чтобы в итоге получился лучший товар или услуга.
5. Завершение проекта. Произведенная продукция передается заказчику. Также на этом этапе возможно обсуждение качества товара с потребителем, чтобы исправить все недостатки и усовершенствовать производство. В основном заказчик сам проверяет эти показатели для дальнейшей реализации продукта.

Классическое управление является проверенным и очень популярно среди многих компаний. Некоторые корпорации стараются совместить традиционный подход с проектным, и это вполне осуществимый процесс, который дает хорошие результаты.

Гибкая стратегия Agile

Методика подразумевает несколько другой подход по сравнению с классическим управлением. Это не обычный поэтапный производственный процесс, а разделение всего проекта на подпроекты, которые вместе позволяют получить отличный результат. Зарождение идеи и планирование осуществляется для всего проекта, чтобы установить цель, к которой будет идти предприятие. Однако этапы разработки распределяются отдельно по различным подпроектам.

С помощью методики Agile можно быстрее достичь запланированного результата, а также отмечаются меньшие затраты на производство. Этого можно добиться благодаря корректировке одной из многих задач, не демонстрирующей нужной эффективности. Стоит отметить, что гибкая стратегия в целом не относится к проектному управлению. Методика является источником разработки идей и тактик, которые помогают достичь отличных результатов при реализации проектов. На основе Agile разработаны популярные и востребованные фреймворки Scrum и «Канбан», речь о которых пойдет дальше.

Выгоды фреймворка Scrum

Проект был разработан еще в 1986 году и относится к гибкой стратегии управления. Однако Scrum также включает некоторые преимущества традиционного метода. Это отличное комбинированное решение, которое позволяет достичь баланса и структурированности. Таким образом компания может лучше адаптироваться к изменениям, ведь работа осуществляется не по основным этапам, а разделяясь на главные и второстепенные. Заказчик может определить приоритетность какого-либо процесса, чтобы в первую очередь получить нужный вид товара или конкретную услугу.

То есть проекты реализовываются одновременно, но в установленном порядке. Иногда изменения в производство вносит руководитель проекта, а также это доступно заказчику. Когда налажено деловое сотрудничество, обычно план действий оговаривается обеими сторонами для выделения и распределения приоритетов.

Метод Lean

Такая методика относится к гибкой стратегии. Главный принцип метода Lean заключается в подробном описании всего процесса и отдельных операций, чтобы каждая задача выполнялась точно в оговоренное время. При этом качество продукции находится на высшем уровне.

Методика Lean похожа на Scrum, ведь предполагает одновременное выполнение задач в отдельных подпроектах, каждый из которых имеет подробное описание всей операции. Главное преимущество метода в том, что четкость и последовательность производства, а также точно прописанные нормы, позволяют получить продукт идеального качества. В Lean количество этапов не ограничено, как и особенности их реализации. То есть некоторые задачи могут осуществляться в одно время, если этого требует ситуация. Таким образом повышается гибкость, а также значительно возрастает скорость выполнения проекта в целом.

«Канбан»

Суть методики «Канбан» заключается в очень простом и понятном процессе. На начальном этапе компания закупает сырье и материалы, а конечный дает готовый продукт. То есть, в «Канбане» важное место занимают те задачи, которые нужны для следования к главной цели и необходимому результату. Когда компания меняет приоритеты проекта, то в первую очередь выполняются срочные и главные вопросы, а дополнительные этапы и подпроекты продолжают осуществляться.

Поэтому считается совершенно нормальным явление, если определенный процесс пребывает на стадии незаконченного производства на неустановленное время. Несложно понять, что в «Канбане» никаких ограничений и сроков не существует за редкими исключениями. Также нет установленной роли отдельного сотрудника за результат, ведь за это может отвечать весь штат или определенный отдел. Методика «Канбан» внедрена в «Битрикс24» и сейчас ее преимущества отмечают многие предприниматели.

Популярное программное обеспечение для проектного управления

Перед тем как выбрать подходящее программное обеспечение, важно выделить цели, которые будут достигаться при помощи качественного софта. Конечно, немалую роль играет и финансовая составляющая, ведь не каждая программа предлагает все нужные функции и инструменты в свободном доступе.

как вариант, Битрикс24

Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит выделить:

1. «Битрикс24». Система имеет все нужные инструменты для эффективной работы менеджера или руководителя проекта. Помогает в этом диаграмма Ганта, «Канбан», установление сроков на каждое задание, а также персональные аккаунты для всех сотрудников. В «Битрикс24» можно без проблем назначить одного ответственного за отдельный проект или распределить большое задание на нескольких работников. В целом работа с этим программным обеспечением очень удобная и не вызывает никаких сложностей. Проектное управление с «Битрикс24» помогает обеспечить нужную эффективность на любом этапе реализации предпринимательской деятельности.
2. Trello. Одна из самых востребованных систем управления, которая построена по методике «Канбан». Это значит, что осуществляется четкое распределение всех задач, чтобы каждый сотрудник работал в привычном ему направлении. Интерфейс понятный и удобный, а также есть немало нужных и полезных инструментов для осуществления деятельности.
3. Wrike. Качественная платформа, позволяющая организовать совместную работу и эффективное проектное управление. Wrike предоставляет много функций для коллективного сотрудничества, а также оптимально подходит для контроля сроков каждого проекта. Главная особенность платформы – наличие оффлайн-режима. То есть, можно не ожидать появления сети, а заняться организацией процесса, чтобы при наличии интернета Wrike все автоматически донес до исполнителей.
4. Genius Project. Самый легендарный и проверенный сервис, который предлагает улучшенное планирование, контроль выполнения дел персоналом, а также много инструментов для отслеживания результатов деятельности. Все отмечают простоту в его использовании, а также на высшем уровне представлены отчеты любого вида, качественные и информативные графики, наличие конференц-залов и чатов онлайн. Еще стоит отметить надежность Genius Project, ведь сервера за все время существования лишь несколько раз не функционировали более 2-5 часов.

Выбрать качественное программное обеспечение несложно, при этом стоит отталкиваться от личных потребностей, предпочтений, а также необходимости в определенных функциях или инструментах. Многие в России успешно работают с «Битрикс24», а о Genius Project даже не слышали. Поэтому определить подходящее программное обеспечение нужно в индивидуальном порядке, чтобы пользование было удобным, а проектное управление эффективным.

Заключение

Любой бизнес, независимо от размеров и направления деятельности, требует правильной организации и реализации. Проектное управление помогает внедрить современные технологии производства, наладить каждый этап по изготовлению продукции и предоставляет немало других преимуществ. Разработка алгоритма действий – важная часть осуществления предпринимательской деятельности, как и системное управление, контроль и учет любого проекта. Именно поэтому сейчас бизнесмены стараются перейти с традиционного управления на проектное или комбинировать варианты для большей эффективности. Это позволяет достичь идеальных результатов деятельности в любой сфере жизнедеятельности.