Жизни современного человека характерна насыщенность и загруженность, приходится выполнять множество разных дел, при этом всё происходит достаточно быстро. Ввиду чрезмерно активного ритма жизни далеко не каждый успевает сделать задуманное и тем более с оптимальной эффективностью. От этого обычно страдает итоговый результат, бывают стрессы, апатия и как следствие — эмоциональное выгорание. Именно поэтому стоит обратить внимание на тайм-менеджмент — специальную технику тренировок для рационального управления временем, чтобы повысить успеваемость, эффективность и продуктивность.

Краткие исторические факты о тайм-менеджменте

Уже достаточно длительное время контроль и особенности планирования рабочей деятельности привлекают внимание не лишь руководителей крупных корпораций, но и представителей любого бизнеса, а также сотрудников фирм. Если углубиться в историю, то первые попытки повлиять на время и распределить его по этапам делал Сенека еще 65 лет до нашей эры. Философ занимался планированием и предложил разделить день на полезные и зря потраченные моменты, записывая все подробно в ежедневник. Уже тогда эта идея была воспринята положительно, хотя мало кто пользовался ею.

В 15 веке с лучшей стороны тайм-менеджмент описал Л. Альберти. Итальянец уделил огромное внимание планированию дня со всеми деталями: составлял подробный список задач и разделял их по важности. С трудов Альберти начался полноценный интерес к тайм-менеджменту, ведь нельзя было обойти стороной его коронную фразу: «Все развлечения можно без проблем отложить на потом, но бизнес нельзя никогда».

С тех пор тематику тайм-менеджмента неоднократно затрагивали Энгельс, Кант и даже Ленин, а выражение «Время — деньги», которое узнают сейчас во всем мире, принадлежит Бенджамину Франклину. Кто стал основоположником понятия — точно неизвестно.

Тайм-менеджмент развивался и продолжает улучшать позиции благодаря совместным трудам ведущих экономистов. Главное, что сейчас уже есть достаточно источников, написанных понятным языком, и благодаря этому можно без проблем разобраться в, казалось бы, тяжелом понятии распределения времени.

Задачи и основы тайм-менеджмента

Главным правилом и основополагающим законом тайм-менеджмента является умение правильно распределять время, выделяя конкретные приоритеты. Если грамотно распределить ресурсы, можно успешно перейти с офиса в онлайн, организовывая рабочее место для высокоэффективной деятельности. Человек может добиться многого благодаря задачам, которые решает тайм-менеджмент:

1. Поставленные цели достигаются с минимальными затратами времени.
2. Повышается эффективность труда в любой сфере жизнедеятельности.
3. Рационально распределяется рабочее и личное время, при этом на отдых уходит больше времени без перегрузки.
4. Возможно выполнять сразу несколько дел — следить за интересующей тематикой (букмекерские конторы, гадание, эзотерика — в общем, практически что угодно) и работать без потери эффективности.
5. Каждый способен избавиться от стресса, получить достаточно свободы, чтобы воплотить собственные планы.

Каждый успешный человек, бизнесмен и тем более миллиардер в собственных правилах выделяет важность времени. Такие люди всегда ведут ежедневники и планируют каждую мелочь. Если контролировать время, можно иметь большое количество задач, но выполнять их в кратчайшие сроки. Тайм-менеджмент позволяет совершать все важные дела без стрессов, а наоборот — с положительными эмоциями и энтузиазмом.

Важно понимать, что система управления временем предназначается не только для бизнесменов, а подходит каждому и помогает оптимизировать процессы. На первом месте находится начальный анализ целей. Следует точно распланировать задачи, распределить приоритеты и заняться реализацией. Не стоит забывать о контроле и управлении, анализируя результаты деятельности.

В чем причина постоянной нехватки времени

Современный мир переполнен неограниченными технологическими возможностями, которые существенно помогают и упрощают жизнь. Так почему же времени, как и раньше, не хватает? В первую очередь стоит отметить стремительное возрастание скорости жизни и увеличение объемов информации. Конечно, ничего плохого в этом нет и наоборот, появляются новые соблазны попробовать что-то другое или тематика просто завлекает.

Первым “пожирателем времени” можно считать интернет. Всемирная паутина создавалась для обмена информацией и предоставления огромного количества полезных данных для людей по всему миру. Однако сейчас в онлайне упор делается больше на развлекательный сегмент, что, соответственно, занимает много времени, вызывая зависимость от гаджетов. На сегодняшний день в интернете люди проводят от 6 до 10 часов, а фрилансеры и удаленные работники и того больше.

Также очень завлекают мобильные приложения. Но, с другой стороны, если заняться их разработкой, то вполне реально получать хорошие деньги в виде пассивного дохода. Чрезмерная увлеченность интернетом приводит к значительно меньшему движению, что, следовательно, вызывает определенные болезни, рассеянное состояние и стрессы. Соответственно, падает производительность, работоспособность и эффективность.

Как обрести продуктивность без потери благодаря тайм-менеджменту

Внедрить тайм-менеджмент в компании или в индивидуальном порядке достаточно просто, но потребуется знать правила и уметь применять их. Уже не одним брендом и знаменитой личностью доказано, что управления временем очень эффективное и выражается в увеличении продуктивности. Если говорить проще — нужно тщательно проанализировать и распределить задачи, чтобы достичь успеха.

Стоит выделить главные правила эффективного тайм-менеджмента:

1. Важно грамотно планировать. В первую очередь потребуется составить список дел, вести ежедневник и визуально обозначить все задачи.
2. Приоритеты. Всегда нужно определять дела, которые нуждаются в выполнении без очереди. Второстепенные задачи следует перенести в конец перечня и желательно обозначить время на выполнение.
3. Фильтрация информации. Эффективный тайм-менеджмент предполагает затрату времени только на нужные данные и дела. Не нужно перегружать себя информацией, а запоминать только самое важное.
4. Твердый отказ от «пожирателей времени». Социальные сети и простое листание страниц развлекательных порталов ломает все планы, поэтому об эффективности говорить не приходится. Конечно, человек не робот, но всегда на первом месте должны быть полезные дела, а второстепенное нужно оставить на потом.
5. Полная концентрация на единственной задаче. Очень хорошо, если человек умеет настраиваться на параллельное выполнение сразу нескольких задач. Но даже самые профессиональные и высококвалифицированные специалисты не могут принести максимальную пользу, отвлекаясь на другие процессы.
6. Сложные дела на первое место. Это правило нарушается в большинстве случаев, ведь многие думают, что можно сразу по-быстрому выполнить легкие задачи, после чего приступить к сложным. Но это в корне неверно, ведь оставляя трудное дело на конец дня, создается неприятное напряжение, усталость и раздражение.

Отдельно стоит выделить организацию рабочего места, но подобный фактор является сугубо индивидуальным. Правда, по правилам тайм-менеджмента, беспорядок на столе, в комнате и офисе является показателем отсутствия собранности мыслей. Настоятельно рекомендуется всегда иметь чистое рабочее место, составленный план работы и список дел. Благодаря такому подходу легко не отвлекаться на разные ненужные моменты.

Также можно сразу распределить задачи на весь день, отталкиваясь от графика. Если работа ведется в онлайн — еще лучше, ведь зная свои биоритмы, совершенно несложно подобрать идеальное время для максимальной работоспособности. Некоторые любят начать с раннего утра или в более позднее время, а многим привычен стандартно установленный график.

Как осуществить правильный контроль личного времени

Рациональный тайм-менеджмент позволяет самореализоваться и в несколько раз улучшить результаты работы. Методика предполагает оценить и проанализировать жизненные, внутренние и внешние ресурсы. Первые дополнительно разделяются на время и пространство; вторые означают знания, умения, энергию; а третьи учитывают материальную часть и моральную. Все достаточно просто — нужно только распределить все задачи в правильном порядке, после чего можно улучшить эффективность в несколько раз.

Важно понимать, что улучшить все аспекты может каждый, и это будет отлично, но в первую очередь необходимо следить за временем, которое является очень важным и имеет взаимосвязь в проявлении к таким ресурсам:

• пространство;
• знания и умения;
• личные качества;
• энергия.

Отдельно стоит выделить материальные и человеческие ресурсы, а также самое популярное соотношение время-время, которому посвящена специальная техника от Франческо Чирилло. Схема получила название «Метод помидора» в честь кухонного таймера. Чтобы воплотить ее в действие, нужно просто создать задачу и просчитать в «помидорах», сколько времени будет нужно для выполнения, если одна единица равняется 25 минутам. Соответственно, нужно сделать несколько подходов, прерываясь на полезный отдых, без посещения соцсетей и других «пожирателей времени».

Подобный формат вполне подходит и для длительного планирования, но в этом случае также не обойтись без таймбоксинга — включения задач в календарь. Благодаря такому способу можно облегчить визуализацию любого временного промежутка, расставляя задачи даже в уже готовый план. Таймбоксинг помогает на более высоком уровне облегчить сотрудничество, ведь можно уделить внимание совместным календарям и согласовать все интересуемые вопросы. Такой подход используют крупные компании, и уже сейчас это считается нормой в корпоративном мире.

Особенности формата время-пространство

Внешне неизведанное и непонятное сочетание представляет собой достаточно простой принцип — работа должна вестись в продуктивном пространстве. Это значит, что нужно минимизировать перемещения и создать идеальные условия для работы. Переехать в новое помещение или вообще сменить офис на онлайн достаточно непросто, потому как нужно подстраивать пространство «под себя». Именно в подобный момент легко заметить, насколько рабочее место влияет на общий результат и успех, производительность и эффективность.

Также оптимальное пространство должно соответствовать таким характеристикам:

• потребуется обеспечить достаточное количество естественного света к рабочему месту, что позволит значительно увеличить энергию и продуктивность;
• важно уделить внимание эргономике, чтобы во время работы ощущать только положительные эмоции;
• стоит оживить рабочее место разными растениями и поддерживать комфортную температуру;
• ароматы помогают повысить производительность и уменьшить ошибки (лимон — на 55%, жасмин — на 33%).

Не менее важным фактором является и перемещение в пространстве. Дорога на работу и обратно может занимать много времени, и это уже огромный минус, ведь теряется концентрация, и человек просто устает. Сейчас с подобным фактором можно справиться, сменив офис на онлайн. Нужно только правильно организовать рабочее место, и комфортные домашние условия позволят повысить продуктивность, а также ограничат потерю времени.

Отношение времени к знаниям и умениям

Расширение кругозора и самосовершенствование — всегда в тренде, особенно в тайм-менеджменте. Дисциплина постоянно предоставляет интересные и эффективные техники, с которых легко выбрать наиболее подходящую. Это позволяет приступить к реализации задач с наилучшими показателями.

С умениями аналогично просто, и их также нужно развивать, чтобы не стоять на месте. Соответственно, с улучшением навыков значительно меньше времени уходит на выполнение уже привычной работы, поэтому возрастает эффективность. В любом случае все зависит от человека и его желания к совершенствованию. Если полностью устраивает сидеть офисе и ждать зарплату, то тут даже тайм-менеджмент бывает бессилен. Важно пробовать что-то новое, интересное и увлекательное, добавляя в жизнь изюминку. Это позволит посмотреть на привычные вещи с другой стороны и оптимизировать их для лучших результатов.

Личные качества — залог успеха

Практически во всех современных работах по тайм-менеджменту рекомендуется обращать особое внимание на индивидуальные качества и личность в целом. Человек должен стать более организованным, коммуникабельным и креативным в любом деле, эффективно распределяя время на выполнение разных дел. Если не хочется планировать день и соблюдать режим, соответственными будут и результаты. Конечно, в этом случае могут быть исключения, но в очень редких случаях.

При отсутствии внутренней дисциплины можно просто оказаться под влиянием более сильных личностей, что практически в полной мере ограничит все возможности личностного развития. Но это совсем не значит, что нужно всегда пытаться показать себя лидером и давить на других. Просто следует проявлять организованность и изобретательность в полной мере, предоставляя исключительную пользу. Дополняет все коммуникабельность — важный критерий, используемый для налаживания контактов и оптимального сотрудничества с другими. Даже работа онлайн принесет радость совместной работы, когда сотрудники общительны и стараются совместно решить все проблемы на пути к успеху.

Влияние энергии на результат

Чтобы достичь наилучших результатов, потребуется управлять своей энергией. Это позволяет более рационально использовать время, не затрачивая ценный ресурс на неэффективное использование умений и навыков. Энергия разделяется на:

• физическую;
• эмоциональную;
• умственную;
• духовную.

Человеческая энергия любого типа чрезвычайно ограничена, поэтому следует эффективно и правильно распределять не только время, но и этот немаловажный фактор. Это позволит с лучшей стороны увидеть собственные возможности и перестать тратить силы впустую, выполняя задачи на высшем уровне.

Эффективные методики тайм-менеджмента

Любое планирование и тщательный анализ деятельности приводят к улучшению результатов и, соответственно, успеху. Всегда стоит уделять внимание теоретическим основам, но куда важнее уметь применять их на практике.

Современный тайм-менеджмент выделяет следующие эффективные методики:

1. Матрица Эйзенхауэра. Одна из самых известных концепций, которая предполагает грамотное сортирование дел, исходя из срочности и важности. Даже бесконечный список дел можно организовать на высочайшем уровне, если выделить важные и срочные задачи, оставляя второстепенные на потом.
2. ABCDE. Суть практически идентична с первым вариантом и предполагает распределение задач по важности и приоритетности от A до E. Важно выполнять задачи сугубо по уровням, не перескакивая с одного на другой.
3. SMART. В основе этой методики находится формулировка основной цели с конкретизацией подзадач. Здесь важны также актуальность и достижимость.
4. Диаграмма Ганта. Каждому доступно увидеть визуальное отображение задач с установленными сроками и даже порядком выполнения. С диаграммой можно совершенно просто составить планы даже на годы вперед. Причем контроль всех этапов реализации вполне доступен и осуществим.

Отдельно следует выделить принцип Парето: «80% результата достигается при 20% работы» —  это правило не только тайм-менеджмента, а экономики и бизнеса в целом. Важно отсеивать ненужные задачи, что позволит не тратить лишнюю энергию и тем более время, на высокой эффективности быстрее достигать нужных целей.

Достоинства тайм-менеджмента

Каждый, кто хотя бы немного ориентируется в особенностях тайм-менеджмента и старается применять его методики, правильно развивается независимо от деятельности. Также можно распоряжаться собственными умениями и возможностями на высшем уровне, вследствие чего отмечается отличная продуктивность. Важно четко установить цели, исходя из срочности и приоритетов, что позволит избежать ненужных ошибок.

Именно благодаря тайм-менеджменту можно обеспечить лучшую эффективность работы, выполняя задачи быстрее. Потому легко справляться с делами любой сложности без серьезных потерь энергии, а также времени, которое лучше потратить на семью, отдых и, конечно, самосовершенствование. Специалист с такими характеристиками является очень ценным, а профессиональные руководители стараются развивать в персонале подобные качества. Поэтому следует освоить тайм-менеджмент теоретически, применяя знания на практике.