Большинство предпринимателей не уделяют особенного внимания переговорам, считая их обыденным делом, которое всегда пройдет на высочайшем уровне, ведь уже на месте можно разобраться и договориться о чем-то. Однако самоуверенность, это конечно же хорошо, правда стоит исключить эту ошибку, чтобы добиться успеха и заполучить долгожданный контракт или партнерство на выгодных условиях. Подготовка к переговорам считается не менее важной, чем сам процесс налаживания отношений и получения договоренностей. Сюда входит не только выбор даты, времени и места для организации встречи, но также разные психологические аспекты и полная информационная осведомленность.

Основные правила для подготовки к переговорам

Подготовка к переговорам является очень важным и несомненно ключевым этапом, от которого зависит многое. Если проигнорировать этот этап, можно облажаться и провалить обсуждение очень выгодных предложений от потенциальных партнеров. Соответственно провал будет оцениваться не тысячами рублей, а потерянными миллионами. Многие эксперты выделяют тот факт, что отсутствие полноценной подготовки, как и догматичное следование обдуманному плану — это не лучшее решение. Переговоры сами по себе считаются очень сложным процессом, ведь встречаются две стороны, желающие “выбить” лучшие условия в индивидуальном порядке.

Если не провести хорошую подготовку, потенциальный партнер без проблем “задавит” визави аргументами, козырями и получит желаемое. В итоге перспективная сделка станет обузой или вообще не состоится, что также достаточно серьезно вредит репутации. Чтобы не терпеть нелюбимую работу, стоит поменять ее и заниматься делом своей мечты. Поможет в выборе специальный раздел нашего сайта «Где зарабатывать». В качестве хорошего варианта для приумножения прибыли выделяется беттинг, но чтобы стать профессионалом, придется ознакомиться с большим количеством материалов, представленных здесь.

Эксперты выделяют следующие правила, которые нужно учитывать при подготовке к переговорам:

1. Важно запомнить, что на переговорах о продажах говорить не стоит. Подойти к вопросу, обсудить основные условия, рассмотреть главные предложения — допустимо. Но пытаться сразу продать, “не отходя от кассы” не нужно. Если потенциальный партнер или покупатель не подготовится к переговорам, то в принципе его можно подвести к вынесению решения активными действиями. Когда же визави подготовился, вряд ли подобное поведение его устроит и сделка скорее всего будет сорвана.
2. Нельзя получить нужный результат, если подготовка совершенно отсутствует. Крайне важно провести детальное исследование собеседника, узнать о его предпочтениях, требованиях, принципах и даже хобби. Это позволит в нужный момент перевести разговор в нужное русло, избегая нелепых ситуаций. Далеко не одни трудные переговоры перешли в категорию “душевная беседа, ведущая к сделке”, когда собеседники нашли общий язык, обсуждая рыбалку или игры «Лос-Анджелес Лейкерс». Даже такие минимальные “точки соприкосновения” нужно иметь в обязательном порядке в качестве козыря.
3. Стоит понимать разницу между позицией и настоящими интересами. В первом случае потенциальный потребитель устанавливает свои условия и старается отстоять их. Другая сторона должна адекватно отреагировать на предложение, разобраться в требованиях и обсудить с клиентом дополнительные варианты для осуществления сделки. Также можно обозначить свою позицию, пытаясь повлиять на мнение интересными условиями для потребителя.

В отдельном порядке стоит выделить тот факт, что продавец должен подходить к переговорам, зная и понимая пожелания, а также предпочтения потенциального покупателя. Если это требование не соблюдено, можно руководствоваться предположениями, однако эффективность в таком случае низкая и достичь успеха будет гораздо труднее. Только качественная подготовка к переговорам может дать нужный результат. Это давно доказанный факт, ведь если потенциальный покупатель заметит, что продавец сомневается в ответах, он имеет все шансы “выбить” нужные условия, пользуясь случаем. Причем подобное нельзя считать обманом, наглостью или хитростью. Отсутствие подготовки — вина только продавца и сетовать на позицию других в данном случае не стоит.

Перед началом подготовки очень важно определить предмет переговоров и скрупулезно подойти к изучению всех вопросов. Подготовленного специалиста очень трудно ввести в заблуждение или единолично повлиять на его мнение. Победителем встречи и обладателем наиболее выгодных условий сотрудничества станет тот, кто лучше понимает цель проведения переговоров и все особенности.

Также не стоит забывать о таких советах:

1. Нужно мысленно представить весь процесс, от начала и до окончания. Хорошо подготовленный специалист решит, в каком ритме будет развиваться разговор и как лучше создать правильное настроение у собеседников. В этом поможет продуманный сценарий и эффективная стратегия.
2. Важно продумать все вопросы, которые можно задать потенциальному партнеру и те, что возможно задаст собеседник. Всего предугадать невозможно, но свою позицию отстоять нужно на высочайшем уровне. Стоит постараться убедить будущего партнера, расставить приоритеты и правильно отреагировать на доводы собеседника. В переговорах не стоит уделять много внимания второстепенным вопросам, ведь самое главное — предоставить качественную информацию в достаточном объеме, описывая все выгоды.
3. Во время подготовки нужно осмыслить и выделить те моменты, в которых допустимо дойти к компромиссу. Это позволит заранее определить варианты для договоренностей, чтобы потенциальный партнер видел движение в его сторону, то есть согласие по некоторым позициям. Но не стоит забывать и о вопросах, в которых нужно придерживаться своего мнения до конца. Абсолютно всегда отвечать негативно на предложения собеседника не нужно, однако и постоянно соглашаться — далеко не лучшее решение.
4. Необходимо продумать процесс переговоров с точки зрения оппонента. Стоит не просто готовиться с целью убедить, а поменяться местом с собеседником и подумать о его целях. К примеру, если он намекает на снижение цены, не нужно сразу отвергать предложение, особенно когда оно находится среди приоритетов. Лучше обойти тяжелое для многих «Нет», дополнительными решениями, которые не будут считаться неподходящими. Простыми словами, стоит поговорить о скидках, хороших условиях и взаимной выгоде. Это в несколько раз улучшить понимание и наладит отношения.

Ну и конечно же нужно выяснить все технические моменты: какую компанию представляет собеседник, его интересы и пожелания. Можно обойтись и без этого, но эффективность сразу снижается во много раз и никакой возможности получить идеальные условия по контракту не будет. Также не стоит бояться репетировать речь и составлять план мероприятия. Лучше несколько раз проговорить все, чем на переговорах запинаться, говорить много не по теме или без четкой структуры. Лишний текст вообще стоит исключить, ведь никакой роли он не играет и дополнительным преимуществом считаться не может, а скорее станет недостатком.

Как определиться с целью при подготовке к переговорам

Очень важным вопросом, который должен рассмотреть каждый участник переговоров перед их проведением, является постановка целей. На первый взгляд это очень просто и зачем что-то выдумывать, если в любом случае хочется получить побольше выгоды. Однако как известно, нужно ставить цели в порядке возрастания приоритетов, от легковыполнимых до трудносовершаемых. В любом случае все должно быть взаимосвязанным между собой. Что мы имеем в виду — важно точно знать и понимать, какой итог переговоров расценивается, как успешный.

Когда цель известна и подходит по всем параметрам, ее можно протестировать. Для этого понадобится применить теорию полей интересов. Она как нельзя лучше позволит узнать, что цель действительно истинная и соответствует ожиданиям. Какие же существуют основные поля интересов и их версии:

1. «Избегание». Это зона с нулевым результатом, то есть без наличия какого-либо решения. Зачастую это негативно влияет на переговоры. Однако в некоторых случаях отсутствие результата считается лучшим вариантом, чем наличие отрицательного.
2. «Приспособление». Чтобы не опускаться к частичному решению вопроса или полностью отрицательному, нужно проводить подготовку к переговорам. Иначе они будут заведомо проигранными. Также в данном случае есть исключение — сознательное предоставление инициативы собеседнику, чтобы потерять выгоду в настоящее время и обрести ее в будущей перспективе долгосрочных взаимоотношений.
3. «Соперничество». В любых переговорах имеет место быть конфликту, но в хорошем смысле этого слова. Доказывать свою правоту или указывать на отсутствие рациональности в предложении собеседника можно, но в меру. Тем более, что какие переговоры, которые организовываются с целью получить выгоду происходят быстро и при полном согласии сторон? Иногда можно ввести потенциального партнера в заблуждение, но стоит понимать, что сотрудничество в данном случае возможно лишь на краткосрочной основе. Кто желает длительных взаимоотношений, от подобной позиции лучше сразу отказаться.

Четвертым вариантом является «Сотрудничество». По понятным причинам, это наилучший и самый ожидаемый результат любой деловой встречи, за редкими исключениями. Если каждую из сторон устраивают все предложения, то сделка точно состоится. Иногда придется пойти на уступки, но если проведена правильная подготовка к переговорам, то они будут несущественными.

Верно поставленная цель имеет следующие признаки:

• реальная;
• осуществимая;
• не противоречит каким-либо нормам.

Чтобы определить по-настоящему эффективную и соответствующую всем требованиям цель, понадобится ознакомиться с любыми доступными данными, которые есть в наличии. Если сведений достаточно, значит получится обеспечить уверенную позицию на переговорах, соответственно повышаются возможности достичь успеха в совершении сделки.

Также важно понимать разницу, между желаниями и требованиями. В первом случае — это конкретное требование, которое выдвигается обычно инициатором переговоров. Если он решил включить в него завышенные потребности, в какие даже самому верится с трудом, собеседник тоже может почувствовать фальшь и вполне вероятно, что несерьезно отнесется к предложениям. В зависимости от этого потенциальный партнер может оказать некое сопротивление, чтобы получить желаемое.

Цель-требование заключается в обязательном наличии итога переговоров. То есть, задачи и способы их достижения нужно подстраивать к возможным изменениям. Нередко сюда стоит отнести ведение переговоров в требовательной манере. Дистанция между целью-желанием и целью-требованием возможна, но ее понадобится сохранять только в случае наличия узкой области обсуждения сделки.

Основные этапы подготовки

Подготовиться к переговорам нужно в обязательном порядке, ведь именно в этот момент формируется база для успешного и эффективного общения с собеседником. Если вдуматься в план действий, составить сценарий и проговорить все темы, можно заметить разные несовпадения в подаче информации, ошибки и другие неточности. Когда всё это “выливается” на переговорах, шансов спасти их будет крайне мало.

К примеру, менеджер набросал себе темы для обсуждения и не сегментировал информацию. Получилось так, что с коммерческим предложением рядом расположился листок с закупочными ценами или стоимостью по себестоимости. Потенциальный клиент услышал разницу (а она в нашем примере пускай будет существенной) и остался в недоумении, почему такая наценка, если разговор идет о взаимовыгодных отношениях? Соответственно менеджеру приходится выкручиваться и пытаться загладить конфликт, но в большинстве случаев переговоры срываются. Можно конечно пойти на уступки и дать возможность выбора, но это уже провал. Никто не захочет довольствоваться даже лучшими предложениями, после попытки обмануть.

На практике заметно, что стоит только упустить один этап подготовки к переговорам и вся работа будет считаться неэффективной. Даже если сумма потенциального контракта несущественная, все равно нужно готовиться особенно внимательно и скрупулезно. Поэтому принято выделять следующие этапы подготовки:

1. Формирование средств для организации переговоров. Это самый подготовительный этап из всех возможных. Нужно провести поиск стратегии, процедур и всех элементов, которые помогут в решении вопроса. Сделать подобное несложно, но придется в точности представить, что именно позволит получить нужный результат. Дополнительно сюда входит организация помещения для переговоров, определенного оборудования, важных материалов, инфографики и прочего. Можно использовать онбординг, но многие пытаются сосредоточиться сугубо на деловых переговорах, без современных технологий. Только серьезная беседа, безо всяких вступлений и элементов шоу.
2. Налаживание предварительного контакта с участниками. Понадобится установить связь с помощью любого средства и выявить требования сторон. Важно сразу наладить хорошие отношения, чтобы собеседник ощутил индивидуальный подход, уважение и стремление достигнуть успеха в общем, нелегком деле.
3. Изучение информации. Этап, который должны пройти обе стороны, чтобы без “воды” и лишней траты времени всецело обсудить все вопросы. Важно исследовать доступные сведения, узнать пожелания и требования собеседника, провести фактчекинг актуальных данных. Также следует составить план проведения переговоров и структурировать информацию. Начать с предложения и продолжить рассказом об истории компании — не лучшее решение. Впрочем, можно и не затрагивать те темы, который займут много времени. Только в фильмах переговоры проводятся часами и днями напролет, а в реальности нужно обойтись без этого. Не исключено, что потенциальный партнер возьмет время для раздумий. Но терзать мораль друг друга на протяжении 6-10 часов также не стоит. Понадобится только грамотно преподнести информацию, очертить преимущества, выслушать мнение всех сторон, обсудить их и договориться. Выглядит крайне просто и если все провели качественную подготовку, так же легко будут проходить и сами переговоры.

Отдельно можно выделить необходимость в третьей стороне при заключении сделки. Стоит привлечь профессионалов, которые будут следить за передвижением переговоров и подтвердят их законность. Этот момент также нужно обсудить с потенциальным партнером, ведь не все соглашаются обсуждать определенные моменты при посторонних.

Определение и согласование даты, времени и места переговоров

Данный аспект тоже включается в подготовку. Если переговоры деловые, то формат проведения в стиле «созвонимся завтра и решим на 13 или 14», считается недопустимым. Вся организация должна быть согласованной, вплоть до простых вопросов, не касающихся тематики и предмета разговора. Главная же цель — обсудить именно место и время для встречи. Раньше нужно было договариваться за 1-2 месяца, чтобы всем было комфортно и не накладно. Сейчас достаточно нескольких дней и максимум недели, чтобы уладить все вопросы и выделить время для встречи. Даже если люди находятся в разных населенных пунктах, проблемой это считать нельзя. Естественно свою роль имеют: пандемии, форс-мажорные обстоятельства в регионе или другие ситуации, которые влияют на возможность проведения переговоров.

Когда все нормально и нет никаких проблем, можно и нужно договариваться на первую половину дня, в средине рабочей недели. Допустимо организовывать переговоры и в обед, но только если встреча закончится не позднее 18:00. При планировании важно помнить, что даже самые серьезные сделки можно совершить за 1-2 часа. Затягивать переговоры не стоит, ведь это расценивается, как отсутствие профессионализма и желание потянуть время, чтобы таким способом добиться чего-то положительного. Если стороны не договорились за 2 часа, стоит сделать перерыв на 30-50 минут, выпить чай или кофе, перекусить и продолжить. Курить или нет — решать нужно в индивидуальном порядке, обсудив все при подготовке переговоров.

Чего точно не стоит делать, так это опаздывать на встречу. Лучше прийти раньше и дополнительно подготовиться, чем делать все впопыхах, по ходу забывая даже тему переговоров и их цель. Если возникает определенная задержка, о которой можно предупредить заранее, необходимо оперативно сообщить собеседников, извиняясь за их потраченное время. После ожидания в течение 15-30 минут, присутствующая сторона может начать заниматься другими делами, отменив встречу или делегировав полномочия помощникам.

Аналогичные условия и к месту проведения — все должно решаться заблаговременно и в индивидуальном порядке. Кому-то нравится большие аудитории или конференц-залы, кто-то предпочитает проводить переговоры на территории офиса одной из сторон.  Принимающая обязана:

• держать ситуацию под контролем, выбирать время и место, организовывать все возможности для проведения переговоров;
• располагать к себе партнеров, за счет предоставления им хороших условий: отеля, культурной программы, автомобиля для поездок по городу;
• выполнить все требования и пожелания второй стороны, но в разумных пределах.

Если говорить в общем, то лучше занять позицию хозяина положения, учитывая преимущества своей территории. Ни перед кем кланяться не нужно, ведь это дополнительно уменьшает шансы на успех. Простой, качественный и добросовестный прием — ничего более. Когда партнерские взаимоотношения будут налажены, тогда допустимо переходить на более формальный язык общения и обмениваться любезностями.

Рассмотрим подготовку к переговорам с другой точки зрения: на территории оппонента. В данном случае к недостаткам можно отнести лишь необходимость добираться к месту встречи, особенно если путь неблизкий. Тем более, если другая сторона игнорирует формальные правила гостеприимности и не желает помогать в обустройстве, все придется делать самому. Но можно найти и преимущество: не нужно ничего организовывать в индивидуальном порядке, уделяя время подготовке к переговорам. Нередко сейчас стороны договариваются о встрече на нейтральной территории. Это предполагает затраты для обеих компаний, но данный вариант считается наилучшим, если между фирмы разделяет большое расстояние.

Подготовка участников переговоров

Многие считают, что в переговорах участвуют всего 2-3 человека — непосредственно представители обеих сторон и наблюдающий. Однако сейчас уже в очень редких случаях на встрече представлен подобный формат. Чаще всего создается команда переговорщиков, которая имеет определенные функции:

1. Лидер. Это должна быть уверенная в себе, сильная духом и морально устойчивая личность. Ему доверяется роль “первой скрипки” в переговорах, ведение процесса и руководство остальными участниками команды. Лидер должен решать, как именно реагировать на поступающие предложения визави, но не в единоличном порядке, а с коллегами.
2. Креативщик. Простой и приятный парень, которому по душе все, чем занимается вторая сторона, к какой он постоянно проявляет внимание. Иногда демонстративно выражает несогласие с некоторыми мнениями коллег, чем расслабляет оппонентов, ведь они считают, что хоть кто-то да поддерживает их и можно быть уверенным в своем положении.
3. Критикан. Противоположная креативщику персона, которая никому не нравится за критику, недовольство и желание всех поубивать, если что-то идет не по его сценарию. Конечно же все наиграно и не всегда на переговоры берут сразу обеих персонажей из метода «кнут и пряник». Однако если грамотно подготовиться и качественно сыграть свои роли, никто и не заметит подвоха. В любой компании есть те, кому хочется побыстрее убежать из собрания, планерки или переговоров, а также присутствует личность, которая нервирует всех и желает, чтобы прислушивались только к его мнению.
4. Человек-порядок. Следит за регламентом, просит всех рассказывать без “воды” и только по сути. Указывает на отсутствие структуры, последовательности и дополняет критикана.

Это лишь главные персоны, которые могут принести нужный эффект на любых переговорах. Их список легко продолжать дальше, но много участников на встрече неуместно и будет напоминать только попытку “задавить массой” или ученый совет. Даже если раздать соответствующие роли 10-20 людям, то переговоры действительно станут своего рода театром, представление которого вторая сторона посмотрит, но не согласится подписать контракт из-за подобной “показухи”. Тем более, если будет несогласованность в поведении, то это сразу негативно отразится на уровне доверия.

Основные элементы психологической подготовки

При подготовке к переговорам очень важно уделить время эмоциональному состоянию каждого участника. К встрече лучше допускать уверенных и уравновешенных людей, которые всегда ведут себя, как профессионалы, независимо от ситуации. Важно при подготовке или уже на самих переговорах настроиться на хорошую волну. Лишние переживания или сомнения выдают людей сразу, особенно тех, кто участвует в подобном мероприятии впервые. Конечно же нельзя научиться плавать, читая об этом инструкцию. Однако получить определенные навыки переговорщиков вполне допустимо, ведь сейчас хватает онлайн-курсов и материалов в свободном доступе.

Также стоит отметить следующие элементы психологической подготовки:

1. Не нужно никого и ничего бояться. Когда сумма потенциального соглашения крупная, многие теряют голову и ведут себя не по сценарию, пытаясь решить все в одиночку и принести максимальную пользу компании. Это касается профессионалов, а новички наоборот — впадают в ступор еще на стадии подготовки и не выходят из этого состояния на самих переговорах.
2. Стоит представить успех. Большинство людей стараются предусмотреть всевозможные преимущества и недостатки, той или иной ситуации. Но успех представляют далеко не все, предпочитая посмотреть на проблему с точки зрения провала. Возможно так и проще, ведь есть шанс прокрутить разные негативные сценарии, чтобы прийти к одному, но позитивному.
3. Лучше говорить, по существу. Почти все специалисты привыкли всё обсуждать с примерами из жизни, веселыми историями и прочими, не всегда нужными вставками. Если это уместно — проблем не возникнет. Однако, когда нужно заполнить пробелы в общении или важно поднять настроение после создания напряженности, отшучиваться не получится.

Важно также запомнить, что собеседник имеет аналогичную цель — получить выгодные условия. Поэтому не стоит пытаться обмануть его, стараясь выбить для компании соглашение повыгоднее. Лучше сразу по-честному объяснить свою позицию, выделить преимущества, предоставить коммерческое предложение. Далее понадобится только выслушать оппонента и стараться прийти к компромиссу.

Ошибки при подготовке к переговорам

В основном, любые переговоры заканчиваются провалом, когда к ним никто не готовился. Также можно сказать и об обратной стороне. Иногда изучаются большие объемы информации, проводятся исследования оппонента на 100%, но просто человек “перегорает” на встрече и не достигает поставленных целей. Но это исправляется подбором сильной команды для переговоров, которая будет дополнять друг друга.

Самые распространенные ошибки в подготовке к переговорам:

1. Нет четко поставленной или реальной цели. Продавец уверен в себе и считает, что легко убедит потенциального партнера согласиться с условиями, действуя по обстоятельствам. Но подобный подход обычно сразу вычисляется и ни о какой серьезности говорить не приходится. Особенно не стоит так вести себя на переговорах, где обсуждается солидный контракт.
2. Отношение к оппоненту поверхностное. Всегда нужно относиться к потенциальному партнеру, как к другу. Понятное дело, что если он пришел на переговоры и сразу сказал: «Вот мои условия, на которых я согласен работать и не тратьте мое время», то можно отправлять его туда, откуда пришел. Не всегда удается договориться, но и не стоит перешагивать через себя, если оно того не стоит. Тем более не нужно плохо относиться к тем оппонентам, которые готовы немного уступить, но чтобы встреча прошла продуктивно.
3. Много “воды” в презентации. Никто не любит, когда переговоры затягиваются, причем не по серьезным причинам. На встрече вообще можно не затрагивать презентацию, ведь для этого по большому счету существует коммерческое предложение или то же УТП.

Практически 70-80% успешных сделок осуществляются после отличной подготовки. Важно изучить всю информацию, проанализировать ее и правильно применить, что позволит достичь поставленных целей. К слову, задачи также нужно обдумать, чтобы они были реальными и выполнимыми.

Заключение

Подготовка к переговорам — важнейший процесс, который нельзя заменить опытом, навыками, креативностью и прочими достоинствами профессионалов. Всегда стоит проводить изучение информации о потенциальном партнере и создавать правильную стратегию проведения встречи. Только в таком порядке можно достичь успеха и выиграть в борьбе за хороший контракт на кругленькую сумму. Но не стоит только надеяться на подготовку, ведь сам по себе процесс переговоров также не считается простым, хотя все реально, если приложить максимальное количество усилий.