Многие офисные сотрудники чрезвычайно недовольны постоянными совещаниями и считают, что почти 30-50% рабочего времени теряется именно на планерках. Когда руководитель не готовит встречи и собрания, эффективности от них действительно не будет. Однако следует только пересмотреть свой подход к таким мероприятиям — и результаты деятельности компании изменятся к лучшему. Отказываться от совещаний точно не стоит, но к их проведению стоит отнестись более серьезно. Это не обычное собрание единомышленников, а встреча команды, которая работает для достижения поставленных целей.

Важность качественно проведенных совещаний для начальника

Что такое правильное и эффективное совещание, знакомо далеко не всем руководителям. Многие считают, что на планерке нужно выругать персонал за неудовлетворительные результаты работы или наоборот, похвалить каждого сотрудника, и дело с концом. А некоторые предприниматели назначают ежедневные, еженедельные или ежемесячные собрания просто для демонстрации собственного влияния. Такую каторгу подчиненным делать не стоит, ведь это дополнительный негатив с самого утра, когда обычно проводится планерка.

Важно подготовиться и продумать все до мелочей, а главное — назначать совещание по делу. Именно в этом случае планерка пройдет эффективно и результативно. Не нужно собирать подчиненных, если интересно, в каком галстуке вчера проводил встречу конкурент или хочется узнать, как сыграла «Бавария» в Лиге чемпионов. При этом участвовать в собрании должен не только спикер, но и остальные сотрудники. А если тематика даже близко не связана с работой, то все будут возмущаться. Чтобы не было негатива в жизни, следует обратить внимание на интересный раздел нашего сайта «Где зарабатывать». В нем есть немало способов улучшения финансового положения, чтобы длительные совещания не мешали увеличению суммы на счету.

По официальному определению, планерка — это недлительное собрание работников одной компании с целью обсудить очень важные проблемы и рабочие результаты. В целом термин «совещание» имеет несколько другое обозначение. Однако сейчас все привыкли называть так практически все коллективные собрания для выяснения разных вопросов о деятельности фирмы. Добавим лишь, что планерка проводится обычно до 20 минут. Совещание занимает больше времени — от 30 минут и более. Есть еще и “летучка”, которая проводится за 5-15 минут и не более.

Основные моменты, которые обсуждаются на планерке:

• какое количество проектов выполнено за определенный период;
• почему возникли ошибки в работе;
• какие причины срыва дедлайнов;
• планы на будущие периоды.

Важно понимать, что не всегда от качества и продуманности планерки зависит ее эффективность. Персонал более заинтересован в премии, повышении оплаты и выполнении заданий, чтобы эту заработную плату получить. Но это в случае почасовой оплаты, ведь если ставка фиксированная, то даже 5-часовое совещание сотрудникам будет в радость, о чем бы оно ни было.

Преимущества отличной планерки

Хорошая планерка помогает разрушить барьер между разными сотрудниками и целыми отделами, а также имеет следующие преимущества:

1. Оперативное управление. Если руководитель анализирует и контролирует работу подчиненных, то ему несложно выделить кого-то, подкорректировать его усилия и направить энергию в нужное русло. «Вы на этой неделе молодцы! Идите работать…» — отличный пример планерки, которой лучше бы не было вообще. Но, с другой стороны, если такое собрание проводится нечасто, то похвала может неплохо мотивировать.
2. Своевременное решение различных вопросов. Если возникла проблема, нужно узнать детали и попробовать решить ее. Куда лучше все обсудить с каждым лично, но на это уйдет очень много времени. Пока нет нежелательных результатов, следует все исправить путем коллективного обсуждения интересуемых вопросов.
3. Планирование. На собрании необходимо огласить план действий, который нужно выполнить, с акцентированием внимания на задачах отдельных специалистов. Важно рассказать обо всем и подкрепить текстовым материалом по почте в CRM или другим способом. Таким образом можно существенно улучшить эффективность труда и интерес к нему.

Отдельно стоит упомянуть мотивацию за новые идеи. Если сотрудники активно принимают участие в собрании и предлагают отличные варианты решения разных проблем, они, соответственно, получают премию. Не нужно бояться поощрять подчиненных, ведь чем больше удачных идей, тем, соответственно, лучше показатели деятельности компании. Если обычная планерка станет гроус хекином, руководителю можно вручать титул лучшего из лучших.

Как бы там ни было, совещание помогает начальству быть более осведомленным без тотального контроля. Регулировать деятельность персонала и компании необходимо, но если делать это догадками, вряд ли получится улучшить показатели. На совещании можно напрямую спросить, как работает маркетинговая кампания, куда уходит бюджет на производство и другое, что так сильно интересует предпринимателей.

Именно поэтому качественно проведенное собрание позволяет своевременно замечать проблемы, продумывать стратегию решения разных ситуаций и вовремя вносить коррективы в работу компании. Это если брать в учет будущие успехи. Также на планерке несложно провести анализ выполненной работы и подытожить результаты за определенный период. Если лучшие работники поощряются — это не повод для сплетен и ненависти, а шаг к самосовершенствованию других. Завистливых ленивцев стоит сразу увольнять, ведь они могут разрушить коллектив изнутри.

Разновидности планерок

На первый взгляд может показаться, что планерка имеет единый формат и предназначается только для обсуждения положительных и отрицательных моментов в работе организации. Но на самом деле все собрания различаются по целям, подходу и структуре. Также планерки отличаются частотой проведения:

1. Ежедневные. Если компания осуществляет активную деятельность или только ее начинает, собрания следует проводить каждый день. Это позволяет сразу решать появляющиеся проблемы, улучшать работу компании и достигать отличных результатов. Ежедневная планерка не должна занимать более 20 минут, а руководителю важно сразу подготовиться, чтобы обсудить нужные вопросы, не отвлекая персонал от важных дел.
2. Еженедельные. Проводятся для подведения итогов прошедшей рабочей недели. Обычно такая планерка занимает 20-30 минут, руководитель рассказывает о результатах деятельности, устанавливает планы на будущее и спрашивает мнение о возможных вариантах модернизации показателей работы.
3. Ежемесячные. Совещание, которое может занять час и больше. В его ходе руководитель дает оценку работы персонала за целый месяц, сравнивая результаты с конкурентами. Это позволяет в следующем периоде улучшить показатели, чтобы достичь поставленной цели. Иногда ежемесячные совещания проходят в несколько этапов, если объем информации большой, а она очень важная.

Обычно компании используют только один вид планерки, ведь достаточно глупо смотрится проведение всех и сразу. Да и времени на это уходит достаточно много, а его ведь можно потратить более грамотно на тот же гроус хакинг, тимбилдинг, онбординг и остальные эффективные методики улучшения показателей.

Когда на предприятии произошла чрезвычайная ситуация на производстве — стремительно падают продажи или появились другие проблемы — необходимо провести внеплановое заседание. О важности грамотно составленного плана мероприятия в таких ситуациях и говорить не приходится.

Также совещания различаются по формату:

• руководитель распределяет задачи между сотрудниками, обсуждает текущие проекты и дедлайны;
• решается один определенный вопрос/проблема;
• проводится мозговой штурм;
• совещание-обучение иногда организовывается перед выполнением нового проекта.

Можно без проблем использовать сразу несколько вышеуказанных вариантов на одной планерке. Однако, если ситуация важная, трудная и требует углубленного рассмотрения, лучше выделить отдельное время для ее рассмотрения.

Самые популярные и востребованные темы на планерках

Что касается темы совещания, то она может быть какой угодно в зависимости от планов начальства. Если дела идут отлично и сотрудники все успевают, можно просто собраться и поговорить об инновациях в сфере, изобретениях конкурентов, а также возможности компании стать лучше. Когда же ситуация в организации не лучшая, нужно тщательно обдумать план встречи для выяснения оптимального решения проблем. Разберем важность планерок на небольших примерах:

1. Информационное совещание. Когда сотрудники оповещены о планах начальства, им проще выполнить поставленные цели. Припустим, руководитель собрал планерку, чтобы рассказать о важности проекта, предпочтениях заказчика и его требованиях. Дополнительно план действий и техническое задание расписано в текстовом формате, поэтому подчиненные на 100% поймут, о чем речь, и выполнят все на высшем уровне. Если начальник или менеджер просто “урвал” заказ и даже без уточнения подробностей издал приказ «Выполнить, чтобы все было круто», то результаты будут зависеть от компетентности специалистов.
2. Решение проблемы. Здесь все предельно ясно даже без примера. Когда начальник говорит: «Результаты компании ухудшились, нужно все исправить», каждый будет делать привычную работу, разве что с большей отдачей. Простыми словами, сотрудники не понимают, что именно идет не так и куда нужно направить максимальные усилия. Если маркетинговая кампания отличная, а продаж нет — следует искать причину в методах реализации. Когда нет никакой конкретики, значит руководитель просто посмотрел, что упала прибыль, и решил это исправить без анализа данных и мониторинга деятельности.
3. Планирование. Очень важный элемент в работе любой компании, если осуществляется правильно. Пример: начальство хочет улучшить рекламную кампанию, составляет свой план и просит сделать это маркетологов. В итоге мнения расходятся и на планерке решается, что внедряется стратегия руководства. Почему? Потому что начальник тиран и вряд ли ему хочется потерять статус из-за неверно выстроенной тактики. Может, она и хороша на самом деле, но предложение маркетолога лучше. Таким образом компания не выйдет на желаемые показатели и придется внедрять решение подчиненного, но со своими (незначительными) корректировками.

Отдельно хочется указать важность планерки, которая проводится для обсуждения определенных моментов, касающихся обучения. Такое совещание определенно необходимо, ведь если для реализации поступает новый продукт, продавец должен знать, как его правильно преподнести. Когда для работы закупается современное и ранее никому не известное программное обеспечение, аналогично понадобится провести собрание для информирования подчиненных.

Важные составляющие любого совещания

Когда мы уже выяснили, что такое совещание и зачем оно необходимо, важно разобраться с его ключевыми моментами. Это необходимо для того, чтобы полноценно вникнуть в суть планерки, в первую очередь руководителям. Но и сотрудники должны понимать, что совещание — это не очередное желание начальства выяснить отношения, а нужное мероприятие.

Именно поэтому основными составляющими планерки считаются:

1. Люди. Следует определить участников совещания, а не вызывать на него абсолютно всех и сразу. Уборщица Клавдия Никифоровна вряд ли поймет, о чем речь, если рассказ будет о контекстной рекламе или SEO. Правильно провести встречу можно только зная, на кого именно будет направлена информация.
2. Территория. Здесь строгих ограничений не существует, следует выбирать место, где удобнее всего донести важную информацию, соблюдается тишина и есть защита от утечки данных. Обычно планерки и “летучки” проводятся в офисе, а для серьезных совещаний снимаются конференц-залы и большие аудитории.
3. Лидер. В качестве главного выступает зачастую начальник компании, руководитель отдела или лица, замещающие эти должности. Директор может назначить ответственного за проведение мероприятия, если специалист имеет авторитет среди персонала и навыки общения.

По желанию на совещании присутствует секретарь, который записывает основные моменты и протоколирует итоги планерки. Если планируется мозговой штурм или обучение, важно обеспечить подчиненных расходниками. Это позволит записать хотя бы основные моменты, а остальная информация, если она действительно важная, будет отправлена в текстовом формате на электронную почту, в мессенджеры или CRM.

Как правильно провести ежедневную планерку

Самое первое заблуждение при проведении ежедневного совещания заключается в отсутствии планирования. Мало кто считает его достаточно важным, потому ограничивается обычным обсуждением результатов прошлого дня, а если ничего интересного не было, то и вовсе хватит простого «Собрались! Работаем!». Но ежедневная планерка может существенно улучшить работу компании и отдельных сотрудников, если грамотно ее провести. Представим краткую инструкцию по организации этого мероприятия.

Этап 1. Определение целей планерки

Как, для кого и зачем нужно проводить ежедневные заседания? Любая компания должна регулярно анализировать итоги своей работы и планировать стратегию осуществления деятельности на будущее. Без этого не получится конструктивной беседы, а собрание будет бесполезным и бессмысленным. Поэтому необходимо:

1. Поставить цель. Каждый работник имеет свой ежедневный план работ, который он должен выполнять. Если меняются определенные положения или вносятся коррективы, начальник обязан оповестить о них. Аналогично и сотруднику стоит поделиться своими наблюдениями насчет проектов, которые выполняются. Сюда относятся постоянные изменения требований заказчика, недоговоренность и, соответственно, возмущение от невыполнения поставленных задач.
2. Получить обратную связь от персонала. Когда случается определенная проблема, подчиненные в редких случаях сообщают начальству и обсуждают возможные варианты ее решения с коллегами. Но если руководитель демократично и лояльно относится к сотрудникам, то на совещании будет обратная связь, и обсуждение станет полноценным.
3. Обучать персонал. Все люди разные и умеют выполнять конкретные задачи быстрее или медленнее. Когда профессионал обладает определенными навыками, он без проблем сможет поделиться своими знаниями, и это хорошо повлияет на результаты деятельности компании. Нет такого понятия «возьми и сделай, как я хочу». Иногда специалист вырабатывает свою схему работы и благодаря ей делает все быстрее и лучше. Поэтому, если такие стратегии есть, нужно ими делиться, ведь работа в коллективе того и требует.
4. Улучшить сплоченность коллектива. Найти козла отпущения чрезвычайно просто, но нет никакой эффективности в том, что все беды на каждой планерке “вешаются” на одного сотрудника. Чтобы повысить сплоченность, нужно постоянно проводить тимбилдинг, вести корпоративный блог и как минимум общаться с персоналом почаще. Сейчас все очень быстро меняется и модернизируется, потому нет времени беседовать с каждым. Но найти пару минут на сообщение в социальных сетях по силам каждому.

Также важно мотивировать свою команду, чтобы планерка не была той самой каторгой, на которую идти не хочется даже больше, чем в оперу. Даже если времена нелегкие и существуют проблемы, стоит хвалить сотрудников и подбадривать их. Естественно, когда все катастрофически плохо, то не стоит мусолить, а лучше сразу выразить доверие подчиненным и расписать пошагово, что и как стоит делать уже сейчас.

Этап 2. Создание плана и регламента

Когда цели ясны, нужно подумать, как лучше провести планерку. Можно заранее распечатать регламент и разместить его на видном месте или нарисовать на доске желаний, если такая имеется. Обычно 10-20 минут вполне достаточно, чтобы рассказать и выслушать. При отсутствии плана даже 10 часов будет недостаточно, чтобы эффективно оговорить все и адекватно решить проблемы.

Самое главное — планерки нужно проводить максимально позитивно или хотя бы начать с этого, после чего можно приступать к обсуждению возникшего негатива. Также очень важно получить обратную связь с сотрудниками. Но общаться необходимо не только на планерке, а до и после нее. Иначе сотрудники решат, что начальство добренькое только во время совещания, ведь ему что-то нужно.

Этап 3. Подготовка и проведение

Предварительная подготовка позволяет не только на высоком уровне провести планерку, но и добавляет уверенности куратору. Расчертить приоритеты, выделить задачи и цели на будущее не так сложно, но только тем руководителям, которые “в теме”. Простыми словами, если начальник упорно следит за результатами деятельности компании, анализирует их и планирует, как и что будет лучше, то он даже без подготовки легко проведет совещание. Если руководитель привык судить лишь по показателям на бумаге, то ему даже длительное планирование не станет помощником.

К примеру, директор увидел, что продажи гаджетов несколько упали. Он сразу бьет тревогу и собирает экстренное совещание с ожидаемым вопросом «почему так?». Сотрудники удивленно смотрят на руководителя, ведь уже несколько месяцев планировался выпуск нового устройства и на него был сделан акцент при реализации. Если вот такое он не заметил, то об остальном и говорить не приходится. Естественно, человек может всего не запомнить и упустить из виду определенные моменты. Но забыть о стратегических целях невозможно.

Выгоды онлайн-совещаний

Выше было указано, что планерку можно проводить где и как угодно. Сейчас, когда удаленная работа в почете, нельзя забывать и о совещаниях в онлайне. Провести их достаточно просто, ведь уже есть немало программного обеспечения, оборудования и возможностей для этого. С другой стороны, эффективность планерок будет несколько ниже, ведь существует очень много отвлекающих факторов, а уследить за всеми невозможно. Тем более, иногда случаются технические неполадки, из-за которых прерывается связь, и некоторые сотрудники пропускают заседание.

В таком случае нужно назначать время, когда менее всего загружен интернет и нет никаких предпосылок к потере соединения. Формат аналогичен ежедневной планерке и условия практически те же. С помощью онлайн-совещания можно добиться и интерактивности. Подолгу смотреть друг на друга никто не будет, потому максимально емко следует изложить все необходимые сведения. Если тема важная — она стоит внимания. В ином случае лучше потратить 2-3 минуты, спросить мнения участников и продолжить. Идеальным решением станет сочетание видеоконференции и чата, в котором будет вкратце представлена вся информация по вопросу, голосование и прочее. Проводить совещание только в чате глупо, иначе все будет напоминать карусель, работающую без остановки.

Если продолжать онлайн-общение, то улучшить планерку поможет наличие корпоративного блога. Можно без подготовки акцентировать внимание на определенной публикации, чтобы обучать персонал или информировать об определенных важных сведениях.

Ну и, конечно же, не следует забывать о технической стороне виртуальных совещаний. Нужно попросить участников подготовиться, закрыть десятки вкладок в браузере и полностью освободить поток интернета. Если совещание серьезное, все дела лучше перенести на потом.

Причины отсутствия эффективности планерок

С тем, как правильно проводить планерки, вроде бы все понятно. Впрочем, и на практике проблем возникать не должно. Но опишем проблемы, с которыми может столкнуться компания при желании организовать совещание. Все трудности обычно касаются специфики или особенностей управленческих решений. Основная причина неэффективности заседания — отсутствие заведомо продуманного плана и структуры. Многие сотрудники не понимают, зачем вообще нужно посещать собрание, на котором нет полезной информации. Также стоит выделить следующие возникающие проблемы:

1. Что обсуждаем — слухи или работу? Знакомый для большинства формат, когда что-то рассказывают, но суть неизвестна и зачем эта информация “влезла в уши”, непонятно. Это приводит к демотивации, разочарованию и потерянному времени всех участников планерки. Тем более, если руководителю стало скучно и он решил обсудить, как конкуренты облажались на последней конференции. Новость, может, и интересная, но подача также должна быть соответствующей. Не «Ха-ха, посмотрите, как их менеджер упал со сцены, а начальник вообще не понимал, о чем говорит», а «Конкуренты выступили на конференции, конечно, не очень хорошо, но следим за всеми их недочетами, чтобы самим не вляпаться в подобное». Разница есть, но некоторых сотрудников более впечатлит первый вариант, а остальным понравится второй.
2.  Бесполезные темы для разговора. Нужно ли современному агентству, которое занимается digital-маркетингом, обсуждать выгоды раздачи листовок и флаеров как топовый метод продвижения? Аналогично и с остальными темами — изначально нужно отталкиваться от специфики работы предприятия, после чего обдумывать тематику планерки. Если хочется поговорить об успехах бренда, можно использовать инфографику или онбординг. Если подолгу читать текст нудным тоном, то он не запомнится и смысл не будет понятен.
3. Отклонение от темы. Цель любого совещания — улучшить показатели деятельности компании или сотрудников. Поэтому не стоит анонсировать, что на планерке будет обсуждение новых маркетинговых методов внедрения, а в реальности рассказывать о том, какие все-такие плохие конкуренты.
4. Бесполезное протоколирование. Самый ленивый способ записать планерку — использовать диктофон или видеокамеру. После этого можно просто дать записи сотрудникам и “наслаждайтесь”. Неэффективным будет и полотно текста без визуализации, цифр и выделенных фрагментов. Никто не станет читать его.

Отдельно выделим такой показатель, как соревнование нескольких личностей между собой или пререкание подчиненных с руководством. Если начинаются споры и конфликты, совещание перерастает в “Королевскую битву”, которая напоминает всеми известный бой в рестлинге. Поэтому еще раз отметим, что список участников планерки очень важен и выбирать присутствующих действительно нужно.

Если сойдутся несколько лидеров с разными мнениями, то остальные будут чувствовать себя на мероприятии лишними. Это и нестранно, ведь сказать что-то страшно, а предложить тем более. В итоге самые активные участники удовлетворят свое желание высказаться, а у других появится чувство незащищенности и боязни озвучить свое мнение. На будущие совещания вторые будут ходить с предостережением и уж явно безо всякой охоты.

Функции планерки

Каждое заседание выполняет определенную функцию, для которой, собственно, и проводится. Когда нужно проинформировать сотрудников о чем-то важном — совещание считается лучшим вариантом, ведь частые сплетни на разные темы к добру не приводят.

Поэтому стоит отметить такие функции собрания:

• контроль атмосферы в коллективе;
• мотивация сотрудников;
• обучение персонала;
• организация дисциплины.

Если планерки проводятся в строго оговоренном формате, имеют регламент, тему, функции и план, то они в 99% случаев будут эффективными. Соответственно, можно достичь лучших результатов деятельности с мотивированными, организованными и проинформированными подчиненными.

Заключение

Чтобы всегда поддерживать хорошие отношения с персоналом, нужно ценить свое и их время, особенно при желании проводить частые планерки. Многие компании придерживаются мнения: «Нужно работать, а не говорить о том, как нужно работать». Звучит интересно, но если не обсудить особенности деятельности и варианты улучшения, то кто знает, как будет правильно и эффективно? Никто и никого не заставляет каждый день тратить 2 часа на обсуждение чего-либо. Хватит и 10-15 минут, после чего — в бой, за лучшими результатами.