В любом бизнес-проекте ценится комплексность и стабильность выполнения всех важных процессов, влияющих на общий результат. Многие думают, что на главе компании держится вся работа, которая касается организации и это несомненно так, но помощь у бизнесменов также есть. Руководитель проектов является очень важным человеком, отвечающим за все процессы ведения и успешного завершения поставленных задач. На первый взгляд работа очень простая и не имеет никаких недостатков — руководи себе, да и все. Но на самом деле, управление проектами относится к очень сложным областям работы, причем слово “скука” в этом аспекте употребляется только в редких случаях. Проджект менеджер или руководитель проектами должен уметь и успевать практически все. Если бизнесмен найдет профи на эту вакансию, прибыли долго ждать не придется, и она будет стабильной на протяжении долгого периода времени.

Кто же этот человек-оркестр — руководитель проектами?

В зарубежных странах project manager считается престижной профессией, которая имеет четкие задачи и на специалистов возлагаются огромные надежды. В России еще принято считать руководителей проектами непосредственно президентов/директоров/управляющих компаниями. Если говорить в общем, то мнение верное, ведь кто как не главный в бизнес-проекте должен отвечать за результат? Но каким бы не было руководство, задачи оно имеет глобальные и неограниченные. Простыми словами, у каждой должности есть определенные функции, которые нужно выполнять и никак иначе.

Если президент компании чувствует в себе силы для работы за другие вакансии, то все возможно. Однако какое качество выполнения станет доступным — неизвестно. Поэтому еще много лет назад начали появляться помощники руководителя: бухгалтеры, товароведы, менеджеры по продажам и многие другие должности, которые сейчас уже считаются незаменимыми. Но и по-другому ведь нельзя, если обращать внимание на поток задач фирмы. В случае серьезных целей, обойтись без руководителя проектов невозможно. Как бы пафосно это не звучало, но этот специалист позволяет разгрузить вышестоящее руководство и помогает выполнять все задачи на высшем уровне.

Менеджеры проектов всегда работают в команде и очень странно, если это не так. Руководить процессом можно и самому, но только если это позволяет бизнес-проект. Когда компания крупная и предполагает ведение проектной деятельности на системной основе, то нужно выстроить определенную иерархию и наладить отличную взаимосвязь.

Поэтому проектный менеджер считается человеком-оркестром, специалистом, который отвечает за свои результаты работы и успех компании в целом. Профессионал должен принимать решения по важным вопросам, даже без предварительного согласования с руководством. Только в таком случае можно добиться лучшего в текущей деятельности и в перспективе. При желании найти дело, позволяющее получать неплохую прибыль, стоит посетить специальный раздел нашего сайта «Где зарабатывать».

Функции и должностные обязанности проектного менеджера прописываются в индивидуальном порядке, согласно целям и задачам определенной компании. Среди основных можно выделить такие:

• генерация новых идей, решений;
• планирование, анализ и изучение проекта, а также непосредственно выполнение поставленных целей;
• поиск решений по разным проблемам;
• контроль и мониторинг хода проекта;
• создание и поддержка отличной атмосферы в коллективе.

Вышеуказанные обязанности можно считать лишь верхушкой айсберга, ведь на самом деле все намного объемнее. Но самое главное — дать задание специалисту с максимальной конкретикой. Это идеально подойдет для руководителей и самих менеджеров по проектам, ведь проще всего делать все по четкому курсу, чем не понимать задачу и ходить вокруг да около. Понятное дело, что все взваливать на одного специалиста нельзя и начальство так или иначе должно отслеживать ход выполнения работ, оказывая поддержку при необходимости. Поэтому достаточно важным показателем считается командность и отличная взаимосвязь в коллективе.

Чтобы быть отличным руководителем проектов, необходимо стать лидером, коллегой и хорошим другом для подчиненных в одно время. Именно такого профессионала оценят должным образом и будут обращаться для решения важных вопросов. Это делает карьеру руководителя проектов очень интересной, но и развиваться понадобится постоянно. Без самосовершенствования никаких успехов добиться не получится.

Менеджер проектов несет ответственность за выполнение работы, ошибки и конфликтные ситуации, встречающиеся на пути к выполнению всех задач. Профессия интересная, высокооплачиваемая, постоянно меняется, как и требования, зависящие от актуальных трендов. Поэтому бизнесмены стараются найти профессионала, стремящегося к разнообразию, креативу и готовому подстраиваться под современные реалии. Не станет успешным тот проджект-менеджер, который работает по стратегиям, устаревшим еще много лет назад. Проекты могут быть схожими между собой, но только на первый взгляд. Многое зависит и от опыта, специализации, настроения коллектива и прочего. Однако все лучшие стороны подчиненных должен направить в нужное русло именно менеджер проектов.

Специфика работы руководителя проектами

Перед поиском проджект-менеджера понадобится разобраться еще и в таком важном вопросе, как структура проектной работы и определить ее зависимости для специфики деятельности специалиста. Таким образом можно найти наиболее подходящего профессионала, который сразу будет демонстрировать отличные результаты и приведет компанию к успеху. Выделяются три главных вида структуры организации проектной работы:

1. Функциональная. В данном случае достаточно присутствия линейного менеджера или руководителя компании. Им будут подчиняться все директоры отделов, распределяющие работу персоналу. Это привычная структура, которая встречается во многих фирмах. Однако сейчас все же большинство вводит должность проектного менеджера, чтобы превзойти конкурентов и лучше развиваться, достигая успеха.
2. Матричная. Модернизированная функциональная структура, которая предполагает введение еще одного уровня руководства. То есть, над линейным и проектным менеджером существует контроль со стороны вышестоящего начальства. Неплохой вариант для управления компанией, но только при оптимально выстроенной иерархии. Иногда нет понятия, кому именно подчиняться и чьи указания выполнять. Матричная структура обычно используется для проектов на краткую или среднюю перспективу.
3. Проектная. Самое совершенное решение, если нужна работа конкретно по определенному проекту. Компания создает специальный отдел, отвечающий только за выполнение специальных задач. Соответственно работники не должны вникать в другие сферы деятельности и полностью сосредоточены на главном. Во главе стоит руководитель проектом, который подчиняется непосредственно вышестоящему начальству.

В зависимости от структуры и поставленных целей формируются должностные обязанности, а также непосредственно определяется уровень специалиста для найма в штат. Для временных проектов можно привлекать молодых и креативных сотрудников, готовых дать результат уже сейчас. Когда планируется длительная работа, стоит довериться профессионалам с опытом. Однако это не установленная аксиома, а просто наблюдение экспертов. На самом деле если у специалиста “горят” глаза и есть все нужные знания, то даже отсутствие опыта не станет проблемой.

Должностные обязанности руководителя проектами

Руководитель проектов по сути должен уметь все, но самое главное — ему необходимо оперативно справляться с возникнувшими проблемами. Кто-то скажет, что признаком профессионализма будет отсутствие разных неприятностей и будет прав. Но полностью на 100% избавиться от проблем нереально, каким бы не был проект. Что-то иногда может пойти не так, но реакция РМ считается ценнее профилактических мер.

Поэтому стоит выделить такие основные обязанности отличного руководителя проектами:

1. Анализ идеи и оформление ее в техническое задание. Специалисту нужно определить концепцию, разработать план по достижению успеха и расставить приоритеты по важности, времени на выполнение определенных процессов и тому подобное.
2. Планирование. Всегда важный фактор, независимо от проектов и специфики работы компании. Менеджер должен учесть все факторы, недостатки и преимущества, которые имеет проект. Для этого нужно создать реестр этапов работы, ее виды и определить взаимосвязь. Также на данном этапе нужно обдумать сроки работ для каждой конкретной задачи, оценивая минимальные и максимальные временные границы.
3. Создание проекта нужных для работы ресурсов. Сюда относится персонал, бюджет на выполнение, техническое обеспечение и прочие отчисления, необходимые для успешной деятельности. Иногда этим процессом занимаются разные специалисты, но если проект не крупный по объемам, то задача ложится на проджект-менеджера.
4. Постоянное участие во всех процессах. Это не значит, что руководитель проектом должен помогать верстать сайт или править недостатки дизайна. Он должен присутствовать в качестве ментора и поддержки. Также специалисту необходимо всегда информировать персонал, помогать решать разные вопросы по мере их поступления.
5. Организация и контроль работы. Как правило, требования для любого проекта одинаковые — качество и чтобы все было сделано в срок. Любое изменение влечет за собой негативные последствия, которые вполне могут дополняться другими факторами. Если проджект-менеджер не смог настроить персонал или потерял над ними контроль, результаты станут соответствующими.

Также руководство компании может наделять руководителя проектами и другими обязанностями, в соответствии со спецификой отрасли. К примеру, достаточно часто ПМ должен участвовать в переговорах, составлять отчеты и даже разные презентации. Кому как не руководителю проекта лучше знать, как именно идет процесс? Однако если пустить все на самотек, то конечно же ничего не получится.

3 основных личных качеств отличного проджект-менеджера

Менеджер проектов является центральной фигурой в компании, ведь воздействует со всеми: заказчиками, персоналом, руководством и многими другими. Это должен быть лидер, ведущий коллектив вперед и обеспечивающий результат. Потому даже при наличии внушительного опыта работы нужно не прекращать самосовершенствоваться, чтобы достичь еще большего.

Ну и не стоит забывать, какими же личными качествами должен обладать профессионал:

1. Стрессоустойчивость. Она крайне важна для всех сотрудников, но проджект-менеджер должен быть по максимуму запрограммирован на позитив и умение решать разные проблемы, без спешки и неразберихи. Контролировать собственные эмоции дано не каждому, но над самообладанием можно поработать и стать намного лучше. От эмоционального настроения проджект-менеджера зависит также и обстановка в коллективе. Не стоит считать, что подчиненные думают исключительно о зарплате и другое их мало интересует. Если лидер подвержен перепадам настроения, значит и коллектив не достигнет эффективности. Попросту произойдет все в режиме «сделай то не знаю что хочешь то и делай». Запятые можно расставить в любом порядке и результат от этого не поменяется. Во время собеседования можно предложить кандидату решить нестандартную ситуацию, чтобы проанализировать его поведение. Лучше смоделировать возможный конфликт, доступный для определенного проекта, что поможет убедиться в стрессоустойчивости и профессионализме, а также отобьется в памяти и позволит быстрее решить проблему.
2. Многозадачность. Важно уметь работать в очень динамичном режиме, не теряя при этом концентрации и качества выполнения задач. Многие указывают это преимущество в резюме, потому достаточно будет простого вопроса о желании и возможности работать с несколькими делами одновременно. Если кандидат на должность предоставит свою позицию, аргументированно и с примерами, значит перспектива нанять отличного специалиста достаточно высока. Оценить также реально при помощи смоделированных ситуаций, определяя скорость принятия решений и проводимых действий для выполнения задач. Должность очень серьезная и ответственная, потому многозадачность очень важна.
3. Умение “заводить” персонал. Креативно и позитивно мыслящих людей всегда воспринимают намного лучше, чем отпетых критиканов, вечно чем-то недовольных. Не стоит быть слишком добрым к подчиненным и наоборот — чересчур требовательным. Приветствуется перфекционизм во всем, но без преувеличений. Стремление к идеалу в разумном количестве позволяет выполнять даже самую сложную работу, без существенных усилий. Если это будут делать сотрудники, значит проджект-менеджер справился с поставленными целями. Как проверить это на собеседовании? Можно просто попросить рассказать историю из прошлых мест работы с успешным выполнением должностных обязанностей. Этого хватит, ведь понять придуманное все или нет, совершенно несложно опытному руководителю компании или HR-специалисту.

Также важна комбинация «знание + опыт». Проджект-менеджер должен понимать технические моменты того, что он делает и ориентироваться в разных областях. Если специалист знает только основы, но имеет четкую стратегию и отлаженные наработки по конкретным вопросам, этого может и не хватить.

Продолжая тему личных характеристик, проджект-менеджер в обязательном порядке должен иметь коммуникативные навыки. Это чрезвычайно важно, ведь скромных и стеснительных руководителей практически не существует. Да и нет перспективы выиграть переговоры или добиться лучших условий, постоянным согласием со всем. Умение общаться с заказчиком, начальниками отделов и непосредственно с персоналом играет важную роль в любом бизнес-проекте, будь то крупная корпорация или небольшая фирма.

На что стоит дополнительно обратить внимание:

• знание иностранных языков;
• способность быстро и качественно работать с документацией;
• аналитическое мышление;
• ответственность, добросовестность и решительность.

Все вышеуказанные характеристики считаются достаточно важными и если сочетаются в одном человеке, успеха не миновать. Однако учитывая перспективы и достаточно высокую зарплату, многие специалисты включают все (или многие) преимущества в резюме, обладая лишь небольшой частью из них. Мнение: «вот устроюсь на работу, тогда и подтяну недостатки» часто так и остается таковым, потому как времени что-то учить с нуля не так и много. Усовершенствовать слабую сторону — вариант допустимый и даже обязательный. Но нельзя считать лучшим решением обман людей, которых возможно в итоге подставить.

Кому отдать предпочтение: специалисту со стороны или обучить своего сотрудника?

Стоит понимать, что однозначно ответить на этот вопрос невозможно и все зависит исключительно от желания руководства компании, а также от специфики работы. Когда есть перспективный специалист, долго работающий в фирме, можно попробовать “сделать” из него проджект-менеджера. Сейчас очень много платных и бесплатных курсов, которые легко пройти самому, получив нужные знания. Однако если инициатива дополнится еще помощью руководства, такой специалист станет чрезвычайно мотивированным и устремится оправдать возложенные надежды.

Но далеко не все желают становиться руководителем проекта, ведь задач очень много, ответственность серьезнейшая, а также нужно отвечать за результат, создавая все условия для его получения. Но с другой стороны, если придет человек со стороны, то риски дополнительно увеличиваются, ведь он ничего не знает о проекте, да и вообще есть шанс нанять не того, кого нужно. Все преимущества и недостатки обеих типов сотрудников представлены в таблице.

Те и другие имеют практически равное количество преимуществ, а также есть недостатки. При желании нанять отличного специалиста или обучить собственного сотрудника, нужно проанализировать все “за” и “против”, взвесить риски и искать настоящих профессионалов. Хоть уровень заработной платы у опытных проджект-менеджеров и высокий, финансовое вознаграждение полностью все оправдывает, учитывая возложенные задачи на специалиста. Поэтому некоторым компаниям лучше вложиться и достичь успеха, чем сэкономить и получить плохой результат или вообще его отсутствие.

Рекомендации по подбору профессионального проджект-менеджера

Сегодня очень модно называть себя проджект-менеджерами, ведь по сути каждый принимает участие в одном общем деле, то почему же не отметить это? Аналогично в резюме указывается недостоверная информация, а также есть сведения о пройденных курсах разного уровня. Лекции и обучение — это конечно же очень хорошо. Однако в то же время, важен статус лекторов или тренеров. Помимо отличной базы материалов на разные темы, существует полно мошеннических и дилетантских проектов. Работодателю ничего не даст пафосное название онлайн-школы, ведь важен результат работы.

Главный совет экспертов — ищите опытного, вездесущего, креативного, но профессионального руководителя проектами! Проще некуда, ведь правда? На самом же деле найти идеального специалиста вряд ли получится, да и это по сути не нужно. Рынок переполнен предложениями и стоит только провести грамотный отбор кандидатов. Квалификация современных проджект-менеджеров не самая лучшая, но опять же, можно обучить их определенным навыкам, если на высоком уровне база знаний и есть перспектива для развития.

В резюме стоит искать дельную информацию, которая касается способностей и навыков. Это могут быть строки о системном подходе, собственных стратегиях, владении разными управленческими технологиями и тому подобное. Профессионалы могут по-разному подходить к выполнению поставленных задач, но есть и установленные правила, без которых обойтись нельзя:

1. Определяют все особенности и детали проекта в индивидуальном порядке. Каждый профессионал понимает, что только в редких случаях заказчики дают четкое техническое задание, от которого нельзя отступать ни в одном требовании. В остальных случаях ТЗ размытое и чтобы сделать все на высшем уровне, понадобится обдумать, что видится результатом проекта, а от чего можно отказаться. Проджект-менеджер постоянно на связи с заказчиком, потому и может повлиять на его требования.
2. Планирование, руководство, контроль и выполнение — задачи проджект-менеджера. Настоящий профессионал справляется с внушительными объемами работ, обладая специальным подходом к делу, созданным на протяжении многих лет деятельности. Если специалист говорит, что определенные задачи он выполнять не сможет, тогда стоит задуматься о его профессионализме.
3. Умеет работать с персоналом. Сотрудники слушают своего лидера и выполняют все поставленные задачи. Если проджект-менеджер не обладает навыками коммуникабельности, значит ему будет крайне сложно справляться с персоналом и тем более ни о каких выгодных договоренностях с заказчиком не может быть и речи.
4. Ведет контроль за изменениями и рисками. Создать идеальный план работы нереально, ведь жизнь не компьютерная игра и сценарий развития разных действий может отличаться от заданных целей. Это совершенно нормально, но важно адекватно и оперативно реагировать на все перемены, не допуская ухудшения качества работы, срыва дедлайнов и прочих проблем.

Также профессионалы умеют ставить дополнительные задачи на перспективу, чтобы расставить приоритеты на будущее. Грамотная оценка возможностей проекта также входит в обязанности проджект-менеджера. Искусственно поддерживать дело по силам дилетантам, а профессионалы умеют исправить ситуацию и улучшить положение.

Найти толкового специалиста не так сложно и главное не использовать типовые описания должности и обязанностей для объявления. Лучше сразу расписать конкретику, убрать общие фразы и ненужное вот это все: «нужен хороший мотиватор», «ценим умение работать в команде», «уважаем трудолюбие». Аналогично подобное уже не стоит добавлять в резюме, ведь смысла никакого нет.

На грамотно составленное объявление отзовутся профессионалы, ценящие лаконичность, практичный и серьезный подход. Чтобы достичь этого, стоит обдумать и решить, кто именно нужен для работы. Глубокие знания будут преимуществом, но требовать от профи знать абсолютно все, не стоит. Тем более, что подумает проджект-менеджер о руководителе, который сам не обладает полным багажом знаний о чем-то, но требует о других? Работать ему уж точно не захочется, а репутация компании будет подпорчена.

Ну и главный совет для всех — не нужно требовать от специалиста часами напролет рассказывать, какой он крутой. Лучше назначить специальным требованием прохождение несложного теста. Просить писать сочинения, создавать презентации и прочее не нужно. Кадровый отдел точно не поблагодарит за это, да и какой профессионал захочет выставлять себя клоуном перед потенциальными коллегами.

Чем чревата работа без проджект-менеджера или с дилетантом?

Самый главный недостаток отсутствия толкового проджект-менеджера в компании заключается проблемным восприятием задания от заказчика. Простыми словами: понимаем, как можем и делаем соответствующе, без всяких заморочливых ТЗ и прочего другого. Поэтому стоит отметить неэффективность работы компании без профессионала, следующими тремя факторами:

1. Нет реализации на 100%. Обычный копирайтер, разработчик ПО или бухгалтер полностью концентрируются на конкретной работе и вряд ли пожелают вникать в разные технические вопросы. Некоторых даже не слишком интересует общая ценность проекта, потому возникающие пожелания заказчика воспринимаются, как прихоти и обрабатываются механически, то есть “будет, как будет”. В результате от недопонимания целей срываются дедлайны, проекты выполняются не так, как необходимо и вместо нужного получается среднекачественное, но с дополнительными изысками, которые совершенно не нужны.
2. Нет верной оценки проектов. Для этого нужен мудрый специалист, способный правильно проанализировать все моменты и оценить их. Тот же программист вряд ли пожелает таким заниматься, да и вряд ли сможет.
3. Общение с заказчиками и клиентами. Проджект-менеджер — это не только лидер, но и душа проекта. Именно потому он как никто другой сможет заинтересовать и рассказать важную информацию, способную привлечь целевую аудиторию и обеспечить лояльность.

Количество факторов можно перечислять еще долго, но суть останется прежней — когда есть важные проекты и желание развиваться, стоит постараться найти профессионального проджект-менеджера. Процесс непростой и может занять много времени, но реально осуществим, если грамотно подойти к вопросу.

Заключение

Чтобы делать отличные комплексные проекты, нельзя полагаться на усилия только персонала или взваливать тяжелую ношу на руководящие должности. Директоры также имеют немало стратегических задач, которые забирают много внимания. В то же время, профессиональный проджект-менеджер способен “разрулить” ситуацию, обеспечит контроль над выполнением работ и сформирует качественный план действий пошагово. С таким специалистом компания мгновенно взлетит и результаты станут приближенными к идеальным. Соответственно повысится доход, чего желают добиться абсолютно все.