Сегодня хотим рассказать вам, что такое матрица Эйзенхауэра. Может, вы даже слышали про нее, а может, с успехом применяете. Это потрясающий инструмент для планирования дел и разграничения их по важности и срочности. Его прелесть в простоте использования. Вам не нужно посещать сложные курсы, чтобы освоить матрицу, на это уходит буквально минут 10, не больше. Впрочем, давайте уже переходить к сути.

Как работает матрица Эйзенхауэра

Несмотря на сложное название, суть матрицы Эйзенхауэра очень проста. Это четыре квадрата, в которые записываются дела по важности и срочности. Нет смысла рассказывать словами, лучше сразу привести наглядный рисунок:

Наглядная матрица Эйзенхауэра

Как видите, по горизонтали расположены срочные и несрочные ячейки, по вертикали важные и неважные. В каждую ячейку записываются задачи, согласно их приоритету и срочности. В итоге мы можем очень четко разграничить дела, которые нужно выполнить обязательно и которые пока не требуют особого внимания.

Матрица Эйзенхауэра – очень простой, но эффективный инструмент планирования дел и работы на весь день, неделю, месяц и даже год. Вы записываете в каждый квадрат запланированные задачи, затем строго придерживаетесь их. В итоге эффективность работы повышается в разы, ведь вы точно знаете, что нужно сделать, а что можно игнорировать.

Матрица Эйзенхауэра еще и дисциплинирует. Когда перед вами лежит список неотложных задач, не выполнить их трудно. Всегда приятно одержать победу над самим собой и в конце дня поставить заветные галочки в план. А еще инструментом просто пользоваться. Достаточно обычной ручки или карандаша, чтобы нарисовать схему и заполнить ее на листочке бумаги. Необязательно прибегать к услугам каких-то онлайн сервисов.

Пояснения к каждому квадранту

Суть матрицы Эйзенхауэра проста, тем не менее, не будет лишним написать пояснения для каждого квадранта. Чтобы развеять ваши сомнения, что писать в каждую ячейку, какие задачи ставить в приоритет.

Квадрат «А»: важные и срочные дела

Сюда вписываются важные и срочные дела, которые нельзя отложить. Их нужно непременно выполнить, они в приоритете. Кажется, что это самый важный квадрант, ведь дела важные и срочные. Но спешим сообщить, что на самом деле ячейка «А» должна оставаться пустой. Если вы ежедневно вписываете в нее задачи, значит, у вас плохо с планированием работы, а дисциплина хромает.

Когда возникают срочные и безотлагательные дела? Правильно, обычно они последствия лени в предыдущие дни. Вы откладывали и откладывали некую работу, в итоге сроки поджимают, и задача превращается в срочную и важную. Когда такое происходит регулярно, чуть ли не каждый день, то это повод задуматься и пересмотреть планирование дня, подтянуть дисциплину.

Если вы хорошо планируете дела, закрываете ежедневные задачи вовремя, то квадрант «А» будет оставаться пустым. Так правильно. Значит, завала работы вы не допускаете, с дисциплиной у вас все вы порядке, а распорядок дня составлен правильно. Честь и хвала. Именно так и работают те, кто добился успеха.

В то же время не отрицаем, что бывают форс-мажоры, когда даже у самого дисциплинированного человека возникают важные и срочные дела. Обычно они появляются по независящим от нас обстоятельствам. В этом случае приходится заполнять первую ячейку и заниматься «горящей» работой. Например, может случиться так:

• Партнеры перенесли переговоры на более ранний срок. В результате вам нужно сдвигать остальные задачи.
• Вы заболели. Теперь нужно с утра сходить к врачу. Это тоже важное срочное занятие.
• Заказчик попросил сделать проект на сутки раньше. Значит, он превращается в срочную и важную задачу.

И тому подобное. Думаем суть понятна. Если время от времени появляются срочные и важные задачи, это нормально. У каждого человека они случаются.

Также не забывайте, что есть такое понятие, как «делегирование». Если есть возможность, передавайте важные и срочные задания другим исполнителям. Так вы избежите завала на работе, и сможете в привычном ритме продолжать заниматься другими, не менее важными, делами. Обязательно пользуйтесь такой возможностью.

Квадрант «В»: важные несрочные дела

Это самый важный квадрант. Именно сюда мы записываем дела, которые следует выполнить в первую очередь. Только не перепутайте их с делами срочными и важными. В эту ячейку попадают ежедневные задачи, которые приносят деньги, продвигают карьеру, то есть, формируют нашу жизнь. Тут оказываются все наши повседневные задачи, приоритетная работа.

Обратите внимание на приставку «несрочные», именно она ключевая. Если все делать вовремя, задача не может быть «горящей». Вы просто каждый день делаете работу, в комфортных условиях, с приемлемыми сроками и без спешки, без отвлекающих факторов. В итоге важные задачи решаются быстро, вы на коне.

Будьте дисциплинированными. Нельзя ни в коем случае откладывать дела с квадранта «В», иначе они чуть позже станут важными и срочными, а это, как вы уже поняли, не есть хорошо. При хорошем, планировании дня такое не происходит.

Исследователи доказали, что люди, которые четко планируют дела и последовательно решают дела в квадранте «В» в целом добиваются успеха. Они богатые, авторитетные, уважаемые бизнесмены. У них нет завала, бардака, сотрудники довольны, работа кипит. То есть, говоря простым языком, жизнь удалась. Ну а тот, кто суетится все время, откладывает дела, постоянно занимается важными и срочными задачами, обычно выгорает и ничего не добивается.

Кажется, что бизнесменам просто повезло. На самом деле они отлично умеют планировать дела, поэтому всегда на коне

В квадрант «В» нужно записывать все задачи, связанные с основной деятельностью, профессией. Также сюда должны попадать спортивные тренировки, режим питания, профилактические посещения врача. То есть, и те дела, которые приносят пользу не только на работе, но и в личной жизни.

Давайте рассмотрим примерные важные несрочные дела точки зрения владельца группы «Вконтакте» на целый день:

• сделать 5 постов за сутки;
• подать заявку на рекламу в другой группе;
• подготовить посты на следующую неделю;
• опубликовать рекламную запись.

Эти задачи важные, но не срочные. Если делать все вовремя, никакого аврала не возникнет. Также в список можно добавить и другие личные задачи: сходить в спортзал, почитать развивающую литературу и тому подобное.

Квадрант «С»: срочные неважные дела

Дела в этом квадрате матрицы Эйзенхауэра по большей части отвлекающие и не приближающие человека к намеченной цели. Именно поэтому их называют неважными. В то же время игнорировать эти задачи не получится при всем желании, вот почему их называют срочными. Вернее, можно игнорировать, но недолго, только до тех пор, пока не будут решены задачи из более важных квадрантов «А» и «В».

Важно не перепутать значимость дел и не занести задачи из квадранта «С» в группу «В». Это наиболее частая ошибка людей. Ее результатом становится полный бардак и неразбериха, второстепенные задачи выходят на первый план, а реально важные откладываются на потом. Надо ли говорить, что итогом становится заполнение квадранта «А», а это, как мы знаем, не очень хорошо.

Так какие задачи можно отнести к срочным, но неважным? Те, которые требуют внимания, но не сиюминутно, их можно выполнить после того, как будут закрыты планы из квадранта «В». Вернее, не «можно», а надо выполнять только после решения более насущных дел. Чтобы было понятнее, давайте приведем пример неважных срочных задач:

• перегорела лампочка в комнате;
• через 20 дней истекает страховка на авто, надо продлевать;
• собрать картинки для своего сайта;
• посетить день рождения не очень близких людей.

И тому подобное. Надеемся, стало понятно, что заносить в квадрант «С».

Важно этими делами заниматься только после завершения задач из пункта «В». Простите, что повторяемся, то это реально нужно запомнить. Так как многие люди игнорируют правило и срываются на выполнение второстепенных задач, считая их форс-мажорами, хотя это не так. Например, ничего страшного не произойдет, если лампочка не будет вкручена до вечера, а страховка на авто может подождать еще дней 10. Да, дела срочные, но не важные.

Также не забываем про делегирование. Есть возможность – поручайте срочные неважные дела другим людям. Оформите доверенность на друга, и пусть он едет и страхует авто. Наймите слесаря, чтобы он прочистил сифон на кухне. Для мелкосрочной работы по сайту наймите фрилансера. Словом, делегируйте. Помните, что важнее квадрант «В».

Квадрант «D»: неважные и несрочные дела

В последний квадрант матрицы Эйзенхауэра записываются дела, которые вообще не несут никакой пользы, более того, они вредят нам. Это пожиратели времени. Такие задачи лучше вообще не делать, либо делать редко и только после того, как все планы на других квадрантах уже переделаны.

Неважные и несрочные дела не несут никакой полезной нагрузки, они вредят карьере, отвлекают вас, способствуют «прожиганию» жизни. Наверняка, возник вопрос: а зачем тогда их записывать в матрицу Эйзенхауэра? Лучше игнорировать и вовсе не заниматься ими. Кажется, что такой подход логичен. Однако все обстоит ровно наоборот: если не записывать неважные и несрочные дела, они непременно будут отвлекать. Вы сами начнете ими заниматься, даже не осознавая этого.

Врага нужно знать в лицо. Вот почему квадрант «D» обязан быть заполненным. Как только начнете заниматься сторонними и бесполезными делами, сможете осадить себя и переключиться. Если же перед вами нет списка, просто скатитесь, автоматически.

А что же попадает в список «D»? Те дела, которые только отвлекают, не несут практической пользы. Сюда можно однозначно отнести:

• фильмы и сериалы;
• компьютерные игры;
• художественная литература;
• бесцельная болтовня по телефону;
• просмотр социальных сетей;
• YouTube.

И так далее. То есть, всякие развлечения, не связанные с работой.

Опасность неважных несрочных дел в том, что они очень привлекательны. Мы с удовольствием их делаем, причем  можем зависнуть на несколько часов подряд. Так интересно глядеть на котиков в интернете, одно удовольствие. Вот только реально важные дела не выполняются. Печаль. Вот почему матрица Эйзенхауэра так важна. Пока перед глазами лежит таблица со списком задач, мы не смеем отвлекаться на развлечения.

Если нет плана, вы превратитесь вот в такого овоща, и ничего не добьетесь. Важно всегда планировать работу

Знаем-знаем, мысленно вы возражаете: но ведь без отдыха и развлечений тоже нельзя. Нужно читать книги, смотреть фильмы тоже. Без этого жизнь станет унылой и серой. Полностью согласны. Здесь важно понимать, что неважными и несрочными делами стоит заниматься в самую последнюю очередь, когда важные задачи полностью решены. Например, вечером посмотреть пару эпизодов сериала, почитать журнал и так далее. Это не возбраняется, но если только важные дела закрыты.

Выводы

Думаем, вы поняли, что такое матрица Эйзенхауэра. Ничего сложного в ней нет. Вы планируете свои дела согласно их важности и срочности. В первую очередь выполняем то, что способствует улучшению нашей жизни, карьерному росту и финансовой выгоде. Далее задачи мене важные, но тоже требующие внимания. В самом конце развлечения. Ну а срочные и важные дела не должны становится привычкой, они лишь редкие гости в жизни дисциплинированного человека.

Обязательно применяйте при планирование дел матрицу Эйзенхауэра, она позволит вам работать в два раза эффективнее. Оградит от вечного откладывания работы на потом. Просто нарисуйте наглядный квадрат на обычном листочке бумаги, либо используйте онлайн сервисы. Уверены, вам понравится. И не забудьте поделиться своими успехами в комментариях.