Любой бизнес-проект требует внимания и контроля. Если подолгу не замечать различные факторы, которые ведут к ухудшению продаж, можно остаться без прибыли или вообще довести дело до банкротства. Одним из важнейших элементов успешности проекта считается персонал. Специалисты ведут бизнес к поставленным целям, и если некоторые подчиненные не желают выполнять свои обязанности должным образом, то в организации будет хаос и анархия. Чтобы не допустить этого, нужно наладить эффективную работу и постоянно контролировать процесс. Только так можно достичь успеха и регулярно получать желаемую прибыль.

Я здесь босс!

Важность контроля персонала

В любой сфере жизнедеятельности и независимо от формы конкуренции контролировать работу персонала крайне важно. Даже если компания-монополист или специалисты работают отлично. Все люди могут лениться и экономить энергию, что в работе считается практически одним и тем же. Тем более, сейчас есть немало пожирателей времени. Потому как бы кому не хотелось работать, сообщение в Facebook нужно прочитать, а вдруг там что-то важное?

Опытные начальники понимают, что некоторые работники создают видимость рабочего процесса, причем делают это достаточно профессионально, в то время как другие неустанно трудятся. Таким образом, последние замечают лень коллег и не желают работать больше, особенно если зарплата одинаковая. Поэтому возникают конфликты, в коллективе нет доверия и нужного взаимодействия. Соответственно, страдает общий результат, и бизнес-проект теряет желаемую прибыль.

Чтобы наладить атмосферу, руководители запускают в действие премирование и депремирование. Зачастую такие решения создаются для улучшения мотивации, но не в каждом деле они дают нужный эффект. Добиться высокой самоотдачи в целом несложно, но нужно продумать и воплотить в реальность необходимые условия работы. Куда лучше трудиться на новых компьютерах, чем на постоянно виснущих старых. Аналогично даст положительный результат оборудование рабочего места удобной мебелью. Даже такие, на первый взгляд, несущественные изменения могут повысить эффективность работы.

Российские руководители решают вопрос кардинально: хочешь получать зарплату и работать вообще — будь добр трудись или ищи себе другое место. В дополнение к этому назначаются штрафы, чтобы повысить мотивацию. В итоге люди боятся ошибиться, часто нервничают и “перегорают” на работе морально. Чтобы всегда быть в хорошем настроении и зарабатывать побольше, стоит обратить внимание на специальный раздел нашего сайта «Где зарабатывать». Каждый сможет найти подходящее занятие с подобающим окладом.

Для контроля персонала можно использовать такие способы:

1. Вычисление подчиненных, которые плохо относятся к должностным обязанностям. Заметить, как работают сотрудники, несложно по результатам их деятельности. Именно этот показатель стоит рассматривать в первую очередь, потому как одни специалисты могут успевать все даже с постоянным посещением социальных сетей и игрой в “Косынку”, а другим не хватает времени даже при полном вовлечении в процесс.
2. Дисциплина. Контроль очень важен, чтобы увидеть, кто и как относится к работе. Когда специалист постоянно опаздывает и придумывает миллионы отмазок, чтобы уйти пораньше, его нужно наказать. Остальные подчиненные также не пожелают сидеть с 8 до 17, а постараются найти повод преждевременно закончить работу.
3. Напрасно потраченное время. Если руководитель в курсе, сколько и кто просиживает на курилке или в столовой, он может сделать выводы о желании подчиненного трудиться во благо компании. Многие начальники устанавливают пропускную систему, где каждый должен отмечаться, если покидает офис. Таким образом несложно просчитать время отсутствия на рабочем месте, хотя этот способ кажется не самым приятным со стороны персонала.

Контролю должны подвергаться все этапы работы и особенно те, которые существенно влияют на решение важных задач бизнес-проекта. Руководителю очень повезло, если его подчиненные инициативные и добросовестные, но на 100% штат персонала только из таких специалистов состоять не может. Некоторым работникам нужен четкий контроль, без которого они попросту не могут обойтись.

Разновидности контроля

Контроль бывает разных видов. Самым неприятным для работников считается тотальный, который предполагает запрет практически на все, кроме осуществления должностных обязанностей. Как правило, такой формат позволяет добиться лучших результатов для компании, но персонал будет несчастным и вряд ли работа станет приносить удовольствие. Основной девиз тотального контроля: «Я говорю — вы слушаете, запоминаете и делаете только так, как Я сказал». Инициатива не приветствуется, а также за проступки обычно устанавливаются штрафы. Менее жесткими считаются следующие виды контроля:

1. По результатам работы. Достаточно простой вариант, ведь точка контроля всего одна — достижение поставленной цели. Подчиненный выполняет работу самостоятельно, планирует и разрабатывает собственную стратегию для осуществления задач, а руководство таким образом экономит время. Однако стоит только начальнику неправильно поставить задачу или неверно сформулировать ее, как результаты не будут ожидаемыми. Также специалист не достигнет цели, ведь обладает не всеми нужными профессиональными навыками и опытом. Простыми словами, руководитель должен правильно поставить задачу, объяснить детали и дополнительно проконтролировать процесс. Только тогда результат будет наилучшим.
2. По предварительным итогам работы. Модернизированный вариант первого вида с дополнительным контролем на протяжении определенного времени или выполненного объема задач. Этот вид достаточно эффективен и внедряется многими предпринимателями, которые набирают на работу молодых специалистов. Но в некоторых сферах такой контроль не считается лучшим, ведь если подчиненные построят половину дома, но не так как хотел заказчик, придется продолжить стройку, но с возможными уступками в оплате труда. Перестраивать заново вряд ли кто захочет, тем более, что это очень большие затраты.
3. Поэтапный контроль. Если работа делится на разные задачи, но цель всего одна, следует контролировать результаты подчиненных после выполнения каждого этапа. Если сотрудник имеет подходящие навыки и опыт работы, то даже многоэтапные проекты ему под силу. Однако, когда решением задачи занимается специалист, выполняющий дело впервые, лучше помочь ему и проконтролировать процесс. В таком случае можно своевременно выявить проблемные зоны, чтобы оперативно внести коррективы, если что-то идет не так.

Отдельно стоит упомянуть периодический контроль, осуществляемый по прошествии определенного периода. Это могут быть собрания по понедельникам или только в последнюю пятницу месяца, по желанию руководителя. Такой вариант станет неэффективным, если сотрудники привыкли к нему и воспринимают как что-то обычное. Поэтому стоит применять периодический контроль для поддержания хорошей атмосферы в коллективе, а не для поиска недостатков каждого подчиненного и результатов его работы. Также этот вид успешно используется, если проект очень важный и нужно постоянно следить за процессом, чтобы сделать все идеально.

Еще одним неплохим вариантом считается выборочный контроль, который осуществляется спонтанно. То есть, сотрудники не знают, когда начальник захочет проверить их, но по слухам скоро должен “зайти в гости”. Этот вид контроля создает немало отрицательных факторов для подчиненных: постоянный стресс, настороженность и недоверие и как следствие — ухудшение результатов работы. Когда в режиме напряжения работники делают ошибки, соответственно, начальник может наказать за это штрафами.

Как правило, выборочный контроль проводится в таких случаях:

1. Для проверки соответствия работы установленным стандартам качества. В таком случае выборочный контроль очень важен для компании. К примеру, в магазине существенно упали продажи чипсов и сухариков. Руководитель пытается разобраться почему и находит проблему в несоответствии выкладки товара и его расположении в неподходящем месте.
2. Когда подчиненный постоянно нарушает дисциплину и не может работать без контроля. В таком случае выбирать не приходится, ведь и так понятно, кого нужно контролировать. Обычно работник получает еще один шанс на исправление и должен доказать профпригодность. В ином случае можно оштрафовать его или уволить.
3. При работе в формате наставничества. Когда обучаются молодые специалисты или во время стажировки, особенно на ответственных должностях, новичков должны сопровождать более опытные профессионалы. Это не просто контроль, а возможность сразу указывать будущему работнику, как сделать лучше и правильнее. В ином случае результаты могут быть не самыми лучшими. Многие молодые специалисты страдают от “системы”, то есть в учебном заведении рассказывают об одном, а на деле происходит совсем иначе даже при соответствии с материалами, используемыми во время обучения. Поэтому есть шанс сделать все правильно, но на самом деле это будет не так.

Как бы там ни было, временный контроль считается достаточно эффективным решением, но только при правильном выполнении. Не нужно нагнетать обстановку и тревожить сотрудников, которые сами себе могут придумать много чего лишнего. Достаточно сказать подчиненному: «Зайду с проверкой результатов завтра», чего ему может хватить для подготовки, если все идет хорошо. Когда сотрудник ничего не успевает и плохо справляется с этим, то изменить ничего не сможет, зато продумает речь (“отмазки”) с призывом дать ему еще один шанс.

Необходимый вид контроля для разных должностей

Самым эффективным решением считается не только контроль результатов, а и всего процесса в целом. Опытных и высокопродуктивных специалистов лучше не обременять постоянными проверками, ведь это только сбивает их настрой на работу. А в отношении молодых подчиненных поэтапный и предварительный контроль станет лучшим решением.

В целом процесс управления персоналом можно разделить на такие категории:

1. Выполнение регламентированной работы. Специалисты выполняют обычно типовые задания, которые полностью контролировать нет смысла. Лучший эффект будет после мониторинга процесса, результатов работы и грамотного ее выполнения. Особенно удобно сейчас наблюдать за трудом специалистов за компьютерами. Для этого есть специальные программы, оценивающие эффективность труда и своевременное выполнение работы.
2. Творческая работа. В этом случае нужно проверять результат, потому как его достижение имеет ключевое значение. Если работа креативная, то сотрудник может делать ее самостоятельно, однако важно дополнительно все контролировать, чтобы не упустить важные детали. К примеру, специалист работает над улучшением дизайна сайта, провел А/Б-тестирование и начал создавать новый вариант оформления. Когда руководитель проконтролировал процесс и ему все понравилось, сотрудник продолжает трудиться и выполняет проект лучшим образом. Если начальник проигнорировал важные изменения в работе сайта, положившись на специалиста, и его разочаровал новый дизайн, придется его переделывать. То есть, даже при 100%-ном доверии к подчиненному не все его действия могут оказаться удовлетворительными. Если хоть немного контролировать процесс, все будет иначе.
3. Нерегламентированная работа. В основном эта категория сочетает в себе первые две, но больший акцент все же делается на решении некреативных задач. В этом случае не нужно устанавливать тотальный контроль, ведь можно обойтись поэтапным или промежуточным.

При выборе вида проверки подчиненных стоит обратить внимание на должность, квалификацию, а также способности и успехи персонала. Можно контролировать все в общем, но не каждый сотрудник будет понимать чрезмерное внимание к себе, если работает отлично.

В отдельном порядке следует рассмотреть и работников, которые постоянно пребывают в командировках. Для такого персонала следует разработать специальный документ, где потребуется определить организацию труда, учет деятельности и оплату сопутствующих расходов.

Лучшие методы контроля персонала

На складах компании Amazon каждое рабочее место оборудовано камерой видеонаблюдения, потому как бренд ценит свою репутацию и требует от работников эффективного выполнения должностных обязанностей. При этом небольшое количество специалистов считают это жестким ограничением, хотя со стороны подобное выглядит не очень. Однако все организовано на высшем уровне, и работа осуществляется очень быстро.

Чтобы добиться аналогичных результатов, нужны немалые финансовые вложения, поэтому рассмотрим менее затратные способы:

1. Тимбилдинг. Хороший способ сплотить коллектив и создать по-настоящему эффективную рабочую атмосферу. Если руководитель подберет отличное общее занятие, которое будет вызывать хорошие эмоции, можно обойтись и без контроля, ведь за таким начальником пойдет весь персонал и его установки будут выполняться на высоком уровне.
2. Внедрение премий. Все верно, без штрафов и санкций, которые стоит накладывать лишь в исключительных случаях за очень серьезные проступки. Формат такого контроля-мотивации предельно ясен: выполнил работу качественно и в срок — получил премию. Если нет, дополнительного поощрения не будет. Если некоторым сотрудникам и дальше не будет интересно, можно внедрять депремирование.
3. Установка нормативов. Отличный вариант, который при правильном выполнении может стать автоматическим контролем качества. Потребуется обдумать и выделить нормативы для каждого подчиненного в зависимости от опыта и квалификации. Можно сделать все в форме программы лояльности: чем лучше достижения по выполнению задач, тем выше премия и наоборот. Это позволит сотрудникам понять что нужно сделать для повышения результатов работы и дохода в целом.
4. Инфографика. Руководитель или ответственное лицо каждый день или неделю размещает специальную таблицу с данными об успехах персонала. Дополнительно предоставляется информация о нормативах и полученной прибыли компании в зависимости от работы каждого специалиста. Чтобы не тратить деньги на печать, можно оформить все в электронном виде и делать рассылку подчиненным или выкладывать результаты в общий чат в мессенджерах.
5. Тестирование. Многие специалисты желают добиться повышения, поэтому постоянно стараются выполнять работу лучше остальных. Таким пройти тестирование не составит труда, особенно если это даст шанс выделиться в борьбе за новую должность. Ленивым и создающим видимость работы понадобится приложить немало усилий, ведь они редко углубляются в процесс деятельности компании, отбывая только время. Если не хочется потерять работу или есть возможность получить премию за успешно пройденный тест, работник будет усиленно готовиться, поэтому хоть что-то полезное да сделает. Таким образом начальство может оценить возможности персонала для установки нормативов.

Никогда не утратит эффективность и регулярный менеджмент, который уже давно считается популярным и отличным методом контроля. Система очень понятна и доступна практически для каждого бизнес-проекта. Изначально создается конкретный регламент, где указаны должностные обязанности и требования к сотрудникам. Такой устав существует в любой крупной компании, ведь с его помощью несложно контролировать любую сферу бизнеса. Из преимуществ стоит выделить улучшенный режим работы, документооборот, установленные правила общения с клиентами, а также четкие требования по проведению деловых переговоров. Простыми словами, контроль заключается в соответствии с регламентом, и отклонение от него может наказываться штрафами.

Регулярный менеджмент обеспечивает полный контроль деятельности компании и позволяет выявить неэффективных сотрудников. Однако есть и недостатки: персонал может не захотеть работать по часам, то есть иметь перекуры в 11:20 и 16:40, а обедать строго в 12:00. У некоторых обед может сдвинуться к 15:00, потому это еще усугубит ситуацию. Но если грамотно подойти к вопросу и посоветоваться с персоналом, таких проблем не возникнет.

Преимущества контроля работников

Мало кто возразит, что контролировать работников необходимо в любом случае. Это процесс, который важен не только для руководства, но и, как не странно, самих специалистов. Начальство благодаря контролю получит лояльный персонал, способный достичь поставленных целей, а сотрудники улучшат показатели компании, получая за работу достойную и стабильную зарплату. Кроме того, доступна премия, а также специалисты будут понимать все требования и мотивационные аспекты, чтобы улучшить собственные результаты и продвинуться дальше в профессиональном плане.

Само слово “контроль” воспринимается далеко не всеми положительно, ведь означает ответственность и в то же время недоверие. Зачем контролировать продавца Ирину, которая считается лучшей на своей должности уже длительное время? Дополнительные претензии ведь могут вызвать у нее тревогу и снизят результаты деятельности. Это возможно в случае неграмотного планирования. К примеру, вместе с Ириной работают еще 2 продавца – Артем и Николай. Мужчины не слишком напрягаются, много курят и пользуются хорошим отношением коллеги, которая старается ради общего результата. Начальник видит это, но считает, что лучше нагрузить побольше Ирину, ведь она реально может улучшить показатели, чем тратить деньги и время на разбирательства с Артемом и Николаем. Это неверный шаг, ведь, по сути, зарплата у всех останется той же за исключением возможной премии для Ирины, которая не увидит смысла дальше “тащить” всё на себе и найдет лучшую работу. В итоге неверное решение руководителя обернется необходимостью поиска нового хорошего специалиста, а Николая и Артема все же придется заставить работать лучше.

Преимуществ грамотного контроля большое количество, но выделим основные:

1. Результаты будут предсказуемыми. Когда установлены нормативы и есть возможность получить премию или штраф, специалисты будут стараться работать лучше. Лишь самые безответственные смогут подвести компанию, но обычно это пресекается периодическим контролем.
2. Улучшается уровень взаимоотношений. Когда руководитель на собрании говорит: «Вы плохие работники и нужно что-то с этим делать, ибо уволю всех», эффективности никакой не будет, скорее, наоборот — персонал сразу начнет искать другую работу. Следующая речь будет более мотивирующей: «В последнее время результаты работы неудовлетворительны, и мы теряем прибыль, клиентов, популярность. Хочется улучшить показатели, что, соответственно, поможет всем увеличить зарплату и будут премии». Так ситуация видится более интересной, и доверие персонала повысится, ведь начальник говорит со всеми на равных и ему хочется вовлечь каждого в достижение общей цели.
3. Строгое соблюдение сроков и качества. Когда происходит контроль каждого процесса или этапа производства, а следом и реализации, тогда можно добиться отличных показателей работы. Благодаря этому получится улучшить и рыночную конкурентоспособность, что выгодно абсолютно всем.
4. Строгий регламент, но с понятными правилами и требованиями. Если начальник постоянно кричит на персонал, вряд ли от этого сразу повысятся результаты. Когда руководитель справедливый, в его авторитете нельзя сомневаться, а сотрудники будут лояльными.

Стоит отметить, что правильно организованный контроль работников — это не поиск недостатков персонала, а главной задачей считается фиксация успешных результатов. Простыми словами, говорить продавцу Ирине о том, что она много времени просиживает в Инстаграме, нельзя, ведь она за день продала товаров больше, чем Артем и Николай вместе. Также не нужно требовать от нее повысить показатели, не предлагая премию взамен. Такие простые моменты оказывают существенное влияние на людей как в положительном, так и отрицательном плане.

Грамотный контроль персонала помогает повысить мотивацию, а также выявить недостатки в имеющейся организации труда. То есть, при вовлечении сотрудников в дело можно найти недочеты в системе управления, которая считается достаточно важной для любого проекта. Также нет проблем и с поиском слабого подчиненного, который не дорабатывает и может сорвать важные задачи. Когда контроль проводится постоянно, удается вычислить мошенников, разведчиков и людей, работающих на конкурентов. Соответственно, можно повысить результаты работы, уволив ненужных специалистов.

Качественное программное обеспечение для контроля персонала

Чтобы осуществлять качественное наблюдение за работой подчиненных, не следует сразу устанавливать камеры видеонаблюдения на каждом шагу. Это достаточно дорого и все снять точно не получится, ведь всегда есть слепые зоны. Сейчас очень популярны такие методы контроля за сотрудниками:

• запись телефонных разговоров с клиентами;
• отзывы покупателей о сервисе обслуживания;
• премирование и депремирование;
• проверки рабочего процесса.

Эффективно использовать разные способы в комбинированном варианте, если это позволит улучшить результаты деятельности. Сегодня можно воспользоваться специальным программным обеспечением, которое предоставит нужную информацию о выполнении задач всеми сотрудниками. Лучшими из них считаются:

1. Битрикс 24. Качественная многофункциональная система, которая предоставляет множество полезных данных руководителю. Можно просмотреть сведения о рабочем времени сотрудников, активности и выполнении плана работы. Также есть статистика о срыве дедлайнов и информация об эффективности персонала.
2. CrocoTime. Помогает следить за работой подчиненных. Руководитель получает данные об активности персонала за компьютером, потому подолгу посидеть в социальных сетях вряд ли получится.
3. Task Хорошая программа, которая помогает распределять заказы для выполнения. Это своего рода биржа, но лучше все-таки четко указывать исполнителей, чтобы не было хаоса типа «ему/ей ведь легче досталось!». В Task24 можно без проблем следить за отчетами, а также ПО легко интегрировать с другими сервисами.

Хорошая CRM-система или другое специализированное программное обеспечение позволяет облегчить руководителю управление персоналом. Стоит только правильно настроить ПО под конкретную организацию и не придется размышлять, каким же методом контроля воспользоваться. В конце месяца можно получить отчеты о деятельности в любом удобном виде.

Какие ошибки могут возникнуть при неправильном контроле персонала

Постоянный контроль персонала очень важен для любого бизнес-проекта. Это не просто возможность еще раз заявить о своем авторитете и высокой должности, а необходимый организационный процесс. Если совершить ошибку при контроле — осуществлять его слишком активно или пассивно — результаты могут быть не самыми лучшими. К тому же несложно подорвать свой авторитет, выдвигая требования не по делу.

Выделим следующие ошибки, которые возникают при неправильном контроле:

1. Нет понимания что делать. Руководитель видит, что результаты плохие, и решает наказать всех и сразу. В итоге никто не будет его уважать, тем более его действия никак не улучшат ситуацию.
2. Контроль только над ошибками. Если начальник постоянно указывает на то, что вот на 0,5% упали показатели и нужно это исправить, сотрудник вряд ли оценит такую придирчивость.
3. «Слово — не воробей». Когда руководитель постоянно грозит проверками, пугает подчиненных, но на самом деле ничего не делает, то никто ему доверять не будет.
4. Чрезмерная придирчивость. «Опоздал на 2 минуты — штраф», «сидел в туалете 10 минут — штраф», «мало инициативен — штраф» и тому подобнее никак не относится к контролю, зато отношения с персоналом такие решения ухудшают очень быстро.

Также стоит отметить и нерациональное делегирование. Руководителю не нравится один подчиненный, который лучше справился бы с проектом, потому он из-за личной неприязни поручает работу другому, слабо понимающему даже что нужно делать.

Заключение

Все мероприятия, которые включают в себя контроль подчиненных, должны планироваться и продумываться. Если дело выполнять спустя рукава, аналогичным будет и результат. Чрезмерный контроль, как и недостаточный, не всегда помогают добиться желаемого. Иногда достаточно найти золотую середину, которая поможет улучшить показатели, наладить отличную атмосферу в коллективе и непринужденно заставит работников трудиться лучше. Это и есть лучший результат контроля персонала.